Waarom traditionele CRM’s niet optimaal werken in studentenwerving (en wat wél werkt)

Veel onderwijsinstellingen staan op een kruispunt:

• Blijven ze vasthouden aan hun huidige losse ad-hoc tools?
• Investeren ze in een groot CRM-systeem zoals Microsoft Dynamics of Salesforce?
• Of kiezen ze voor een oplossing die speciaal ontwikkeld is voor  studentenwerving?

Laten we de opties bekijken.

Huidige benaderingen studentenwerving: CRM’s versus ad-hoc-oplossingen

Uit onderzoek dat we in 2024 uitvoerden met Markteffect en The Go-Abroad Fair, blijkt dat veel onderwijsinstellingen worstelen met hun wervingsmethoden:

🔹 33% gebruikt verschillende applicaties om studentgegevens vast te leggen.
🔹 Slechts 27% geeft aan dat het contact met studiekiezers altijd wordt opgevolgd na voorlichtingsactiviteiten.
🔹 Veel instellingen missen een centrale aanpak, waardoor opvolging inefficiënt verloopt en kansen worden gemist.

In de praktijk zien we twee gangbare oplossingen:

1. Traditionele CRM-systemen zoals Microsoft Dynamics en Salesforce

Veel onderwijsinstellingen werken met of overwegen een commercieel CRM-systeem om hun werving te stroomlijnen. Dit kan werken, maar brengt ook uitdagingen met zich mee:

⚠️ Hoge kosten – Licenties, implementatie en consultancy maken het een dure keuze.
⚠️ Complexe implementatie – Vaak duurt het 1 tot 2 jaar voordat het systeem goed functioneert. En ook op de middellange en lange termijn is kundige assistentie vereist.
⚠️ Niet ontworpen voor studentenwerving – CRM’s zijn gebouwd voor salesprocessen, niet voor studiekeuzebegeleiding.
⚠️ Gebrek aan integratie – Koppelingen met studentinformatiesystemen (SIS) en andere tools zijn vaak lastig en/of tegen hoge kosten te realiseren.

Maar voordelen zijn er natuurlijk ook:

✅ CRM’s kennen een enorme variëteit aan functionaliteiten, waar men ook buiten het domein van studentenwerving profijt van kan hebben.

✅ Grote CRM’s bieden veelal standaard integraties met ondersteunende applicaties, zoals email- en analysetools.

Veel instellingen komen er daardoor na aanschaf achter dat het systeem te log en te complex is om hun wervingsproces echt te ondersteunen.

2. Ad-hoc-oplossingen: Excel, Mailchimp & losse formulieren

Andere instellingen kiezen voor een flexibelere aanpak en werken met losse tools zoals spreadsheets en e-mailsoftware. Dit lijkt op korte termijn een simpele oplossing, maar heeft belangrijke nadelen:

⚠️ Data is versnipperd – Informatie staat verspreid over verschillende systemen, wat leidt tot fouten en risico’s op het gebied van GDPR-compliance.
⚠️ Moeilijke opvolging – Studiekiezers krijgen niet altijd de juiste opvolging op het juiste moment.
⚠️ Inefficiëntie – Veel handmatig werk, geen automatisering en een gebrek aan overzicht.

Wel prettig:

✅ Sommige tools zijn gratis te gebruiken (Google Forms) of al aangeschaft door de onderwijsinstelling (Excel).

✅ Implementatietrajecten, consultancy of training zijn niet tot nauwelijks aan de orde.

Instellingen die op deze manier werken, missen vaak een gecoördineerde aanpak en zien dat potentiële studenten afhaken door gebrek aan goede opvolging.

Hippocampus: speciaal ontwikkeld voor studentenwerving

Hippocampus biedt een oplossing die de sterke kanten van CRM’s combineert met de gebruiksvriendelijkheid van een intuïtieve tool, zonder de nadelen van complexe systemen.

✅ Speciaal ontwikkeld voor studentenwerving – Geen generiek CRM, maar een platform dat aansluit op de behoeften van onderwijsinstellingen.
✅ Eenvoudige en snelle implementatie – Geen maandenlange trajecten, maar direct aan de slag met een intuïtief systeem.
✅ Centraal inzicht in studentcontacten – Voorlichtingsactiviteiten, informatieverzoeken en follow-up overzichtelijk in één systeem.
✅ Betaalbaar & flexibel – Zonder verborgen kosten en met een eenvoudig, kostenefficiënt prijsmodel.

⚠️ Enkel geschikt voor studentenwerving, niet voor het bijhouden van bijvoorbeeld leveranciersrelaties.

Met Hippocampus automatiseren onderwijsinstellingen hun opvolging en communicatie, waardoor studiekiezers op het juiste moment de juiste informatie krijgen.

Benieuwd hoe Hippocampus jouw instelling kan helpen?

Plan een demo met één van onze student journey specialisten.