Privacyverklaring

Privacygevoelige gegevens, oftewel persoonsgegevens, worden verwerkt voor het gebruik van onze diensten en via de websites www.summit.nl en www.hippocampus.eu. Summit Registration & Services B.V. (hierna te noemen “Summit”) acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen van de privacywetgeving. Dit betekent onder andere dat:

• wij duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;

• wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;

• wij u eerst om uitdrukkelijke toestemming vragen om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;

• wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;

• wij uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw verzoek in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Summit is de verwerkingsverantwoordelijke via www.summit.nl. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen.

Gebruik van persoonsgegevens
Bij het gebruik van onze diensten en onze website verkrijgen wij bepaalde gegevens van u. Dit kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken. Wij gebruiken uw gegevens bijvoorbeeld wanneer u onze website bezoekt, een account aanmaakt, onze diensten gebruikt of contact met ons opneemt.

Wij gebruiken de volgende gegevens voor de doelen zoals uiteengezet in deze privacyverklaring:

• Naam- en adresgegevens

• Telefoonnummer

• Factuuradres

• E-mailadres

• Betaalgegevens

Daarnaast verzamelen wij uw IP-adres, de gebruikte browser, het gebruikte besturingssysteem, uw taalinstellingen en de pagina's (op onze website) die aan u zijn getoond. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de navigatie te vergemakkelijken en om onze website te verbeteren. Voor informatie over het gebruik van cookies op onze website verwijzen wij u naar onze cookieverklaring op www.summit.nl/cookies.

Registreren
Voor bepaalde onderdelen van onze diensten moet u zich eerst registreren en een account aanmaken. Na registratie bewaren wij de door u gekozen gebruikersnaam en de door u opgegeven persoonsgegevens. Wij bewaren deze gegevens zodat u deze niet elke keer opnieuw hoeft in te vullen en zodat wij contact met u kunnen opnemen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Wij bewaren uw gegevens zolang u een account bij ons heeft. Om uw account te verwijderen, zie het kopje ‘Account verwijderen’ verderop in deze verklaring.

Wij zullen de aan uw gebruikersnaam gekoppelde gegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u met ons sluit of indien dit wettelijk verplicht is. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze diensten kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.

Toegang tot portaal en dashboard
Ons portaal biedt u toegang tot een beheeromgeving waar u zelf zaken kunt instellen, opgeven en wijzigen. Om u toegang te verlenen, hebben wij uw persoonsgegevens nodig.

Account verwijderen
U kunt uw account opzeggen en (laten) verwijderen via de daarvoor bestemde functies in uw beheeromgeving of door ons een verzoek daartoe per e-mail te sturen. Wij zullen uw verzoek zo snel mogelijk in behandeling nemen en uw account uiterlijk binnen één maand verwijderen. Bepaalde gegevens, zoals betaalgegevens (indien van toepassing), moeten wij mogelijk langer bewaren. Zo hanteert de Belastingdienst een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar.

Afhandeling demo-aanvraag
Wanneer u bij ons een demo aanvraagt, gebruiken wij uw persoonsgegevens om deze af te handelen. Indien dit nodig is voor een goede afhandeling, kunnen wij uw persoonsgegevens ook aan derden verstrekken. Meer hierover leest u verderop in deze privacyverklaring.

Contactformulier en nieuwsbrief
Via onze website bieden wij de mogelijkheid om vragen te stellen middels een contactformulier, waarbij u wordt gevraagd diverse gegevens in te vullen om uw vraag te kunnen behandelen. U kiest zelf welke gegevens u daarbij verstrekt. De gegevens die u ons toestuurt, worden bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Wij bieden een nieuwsbrief aan waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over onze producten en/of diensten. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Uw e-mailadres wordt slechts met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Als u al klant bij ons bent, is het mogelijk dat u de nieuwsbrief ontvangt zonder uw expliciete toestemming. U kunt echter vooraf aangeven dat u dit niet wenst (opt-out).

Advertenties
Op onze website kunnen advertenties van derden worden getoond, die persoonsgegevens bijhouden om deze op maat te maken.

Verstrekking aan derden
Wij kunnen uw gegevens doorgeven aan onze partners. Deze partners zijn betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst. Op onze website zijn social media-buttons opgenomen. Hiermee verzamelen de beheerders van deze diensten uw persoonsgegevens.

Beveiliging
Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. In het bijzonder nemen wij de volgende maatregelen:

• toegang tot persoonsgegevens in uw account wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord;

• gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd systeem;

• wij nemen fysieke maatregelen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens zijn opgeslagen;

• wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Transport Layer Security/Secure Sockets Layer, afgekort TLS/SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert;

• wij houden logboeken bij van alle opvragingen van persoonsgegevens.

Bewaartermijnen
De hierboven beschreven persoonsgegevens worden bewaard voor zolang als nodig is om uw aanvragen te verwerken, onze diensten aan u te leveren of uw vragen, opmerkingen of klachten af te handelen. Daarna worden de gegevens verwijderd, tenzij er een wettelijke plicht is die langer bewaren vereist (zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor betaalgegevens).

Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens
Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage, wijziging of verwijdering van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

U kunt ons ook een verzoek sturen om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Tevens kunt u een verzoek indienen voor een gegevensexport voor gegevens die wij met uw toestemming gebruiken of die verwerkt worden in het kader van een overeenkomst met ons, of gemotiveerd aangeven dat u wilt dat wij de verwerking van persoonsgegevens beperken. Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, inhoudelijk op een dergelijk verzoek reageren. Indien het een complex verzoek betreft, zullen wij u hierover binnen één maand informeren en uiterlijk binnen twee maanden daarna reageren.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren. Wanneer het gaat om inzage in persoonsgegevens gekoppeld aan een cookie, dient u een kopie van het cookie in kwestie mee te sturen. U kunt deze terugvinden in de instellingen van uw browser. Indien de gegevens niet kloppen, kunt u ons verzoeken om de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen.

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Summit Registration & Services B.V.
Nijverheidsweg 16F
3534 AM Utrecht
Nederland

info@summit.nl
030-2307940