Blog — Hippocampus

Meer deelnemers dan ooit bij de meeloop- en doe-dagen

Van hobbel naar hoogtepunt. Easy.

Alle studiekiezers die naar het Graafschap College komen, zijn op een persoonlijke ontdekkingsreis. Die start vaak met het bezoeken van een open dag, maar de bevestiging of een opleiding wel (of soms niet) bij hen past, volgt tijdens deelname aan een meeloop- of doe-dag. Voor het Graafschap College, met circa 10.000 studenten, is het doel helder: de student op de juiste plek door een bewuste studiekeuze.

Je zou zeggen: laat die studiekiezers maar komen. Maar dan moeten ze wel weten hóe. Juist het aanmelden voor een meeloop- of doe-dag bleek voor aankomende studenten onnodig ingewikkeld. Wat bedoeld is als een laagdrempelige stap, voelde eerder als een hindernisbaan.

Het probleem: een verouderd extern systeem dat niet naadloos aansloot op de eigen website.

De frictie in het proces: studiekiezers moesten accounts aanmaken, inloggen en via ingewikkelde filters zelf op zoek naar de juiste opleiding. Aanmelden voor een specifieke datum was vaak niet mogelijk; in plaats daarvan moesten zij per mail contact opnemen. Het plannen van een datum verliep vervolgens handmatig en gegevens werden niet centraal in één systeem vastgelegd.

Het gevolg: veel studiekiezers haakten af of liepen vast.

Het doel: het realiseren van een eenvoudig aanmeldproces via de eigen website, waarbij gegevens centraal worden vastgelegd en de communicatie wordt geautomatiseerd.

De oplossing: aanmelden via de specifieke opleidingspagina op de website, direct uitkomen bij de gefilterde meeloop- en doe-dagen, en met éé klik een datum selecteren.

Studiekiezer voorop

Saskia Gibson, Marketingcommunicatieadviseur bij het Graafschap College, besloot om het proces om te draaien. Niet langer was de techniek leidend, maar de studiekiezer. Daarom werd het aanmeldproces voor meeloop- en doe-dagen volledig geïntegreerd in Hippocampus. Studiekiezers kunnen zich nu direct via de website en met één druk op de knop aanmelden, zonder account of omleidingen.

Beheerders binnen de onderwijsteams hebben nu direct inzicht in hun eigen aanmeldingen, terwijl de afdeling Marketing & Communicatie de regie houdt over het proces en de communicatie. Allemaal vanuit één systeem en één database.

Het resultaat: Veel meer aanmeldingen en een hogere opkomst

Direct zichtbaar effect

Het wegnemen van de hobbels in de student journey had direct effect. Al tijdens de pilotfase zag het Graafschap College een sterke toename in de belangstelling. Het uiteindelijke resultaat was een stijging van 300% in het aantal aanmeldingen ten opzichte van het oude systeem. En het bleef niet bij aanmelden: de opkomst was uitzonderlijk hoog.

Gebruiksvriendelijk

Dankzij de centraal beschikbare gegevens in Hippocampus heeft de afdeling Marketing & Communicatie volledig inzicht in de student journey rondom meeloop- en doe-dagen. Dit inzicht bestond al voor andere events, zoals open dagen, maar met deze uitbreiding is ook dit belangrijke touchpoint in de student journey meetbaar geworden. Op basis van deze inzichten kan waar nodig direct worden bijgestuurd en geoptimaliseerd.

Bovendien kan iedereen met Hippocampus werken: zowel medewerkers van Marketing & Communicatie als beheerders binnen de onderwijsteams ervaren het systeem als gebruiksvriendelijk en effectief

“Door Hippocampus slim in te zetten konden we het aanmeldproces echt vanuit de studiekiezer opnieuw ontwerpen. Het resultaat: minder drempels, meer inzicht en een meetbaar effect op deelname en opkomst.”
— Saskia Gibson, Marketingcommunicatieadviseur Graafschap College