Zo help je studiekiezers verder na de open dag

Goede opvolging na een open dag sluit aan op wat iemand heeft meegemaakt en nog wil weten. Gebruik deelname, aangegeven interesse en vragen om een relevant vervolg te kiezen. Geef bezoekers ruimte om verder te vergelijken en bied afwezigen een nieuwe mogelijkheid. Beoordeel de opvolging op bruikbare vervolgstappen en reacties.

De open dag is afgelopen. De presentaties zitten erop en de stands zijn opgeruimd. Voor een studiekiezer kan de afweging juist concreter zijn geworden. Hoe zag die ene opleiding er ook alweer uit? Hoeveel praktijk zit erin? En past de sfeer die ik heb ervaren bij mij?

Een vervolgmail kan daarbij helpen. Zeker als die meer doet dan bedanken voor de komst. Het is een kans om de informatie uit het bezoek bruikbaar te maken voor de keuze die nog volgt.

Begin bij wat je daadwerkelijk weet

Wie zich voor een activiteit aanmeldt, is niet automatisch aanwezig geweest. En wie aanwezig was, hoeft nog niet klaar te zijn om een opleiding te kiezen. Gebruik die verschillen om je opvolging te bepalen.

Een werkbare indeling begint met deelnemers, afwezigen en mensen die zelf een concrete vraag hebben gesteld. Voeg opleidingsinteresse toe als die betrouwbaar is vastgelegd. Vermijd conclusies op basis van één losse klik: die vertelt niet waarom iemand twijfelt of hoe ver de keuze is.

Ook de registratie heeft grenzen. Ontbreekt een check-in, dan kan iemand de ontvangst hebben overgeslagen. Gebruik bij twijfel een neutrale formulering zoals “Wil je verder kennismaken?” in plaats van te stellen dat iemand niet is geweest.

Geef iedere vervolgmail een duidelijke taak

Een mail kan helpen terugkijken, verdiepen of een nieuwe ervaring plannen. Als je al die doelen tegelijk belangrijk maakt, moet de ontvanger zelf de volgorde uitzoeken.

Kies daarom één hoofdvraag per bericht. Bijvoorbeeld: wil iemand de opleiding in de praktijk ervaren? Dan past een uitnodiging om mee te lopen, met een korte uitleg van wat die middag toevoegt. Gaat het om vergelijking, dan helpt een duidelijk opleidingsprogramma of een contactmogelijkheid mogelijk meer.

De juiste volgorde hangt af van de activiteit en wat iemand al heeft gedaan. Voor iemand die al een meeloopdag heeft geboekt, is opnieuw dezelfde uitnodiging weinig behulpzaam.

Een voorbeeld voor bezoekers

Onderstaande mail is een fictief voorbeeld voor een opleiding Communicatie. Hij laat zien hoe je een concrete vervolgstap kunt aanbieden zonder te veronderstellen dat de keuze al gemaakt is.

Onderwerp: Wil je Communicatie ook in de praktijk ervaren?

Tijdens de open dag kreeg je een eerste indruk van de opleiding Communicatie. Misschien wil je nu weten hoe een gewone les eruitziet of met wat voor opdrachten je aan de slag gaat.

Op een meeloopmiddag doe je mee met een les en kun je studenten vragen stellen over hun week. Zo ontdek je meer over de manier van werken en of die bij je past.

Bekijk de meeloopdagen

Heb je eerst nog een vraag? Beantwoord deze mail, dan helpen we je verder.

De mail belooft een duidelijke ervaring en laat de beslissing bij de studiekiezer. De antwoordmogelijkheid heeft alleen waarde als er ook een team of contactpersoon achter zit.

Een voorbeeld voor iemand die niet kon komen

Onderwerp: Een ander moment om kennis te maken met Communicatie?

Kwam de open dag toch niet uit? Je kunt de opleiding Communicatie ook op een ander moment leren kennen.

Tijdens een meeloopmiddag volg je een les en spreek je studenten. Bekijk welke datum past. Wil je eerst online kennismaken, dan vind je daar ook de beschikbare mogelijkheden.

Kies je kennismakingsmoment

Deze variant maakt opnieuw aansluiten eenvoudig. Gebruik hem alleen als de landingspagina daadwerkelijk de genoemde mogelijkheden biedt. Een alternatief dat nog niet gepland is, helpt de ontvanger niet verder.

Kies het moment op basis van de inhoud

Een eerste bericht binnen enkele dagen kan een praktisch startpunt zijn. Controleer eerst de deelnemersgegevens en stuur informatie die aansluit op het bezoek. Plan een vervolgmail pas als die iets toevoegt, bijvoorbeeld een nieuwe datum of een antwoord op veelgestelde opleidingsvragen.

Er is geen universele reeks die voor iedere opleiding werkt. Houd rekening met de periode in het wervingsjaar, deadlines en communicatie vanuit andere teams. Laat actuele keuzes van de studiekiezer meewegen: een gewijzigde interesse of nieuwe aanmelding kan de eerdere planning achterhaald maken.

Meet of de opvolging helpt

Kijk naar reacties, geplande gesprekken en aanmeldingen voor relevante vervolgactiviteiten. Vraag in de evaluatie bijvoorbeeld of iemand weet welke volgende stap mogelijk is. Rapporteer daarbij hoeveel mensen hebben geantwoord; de antwoorden van enkele deelnemers vertegenwoordigen niet automatisch de hele groep.

Vergelijk waar mogelijk soortgelijke activiteiten en dezelfde periode in de keuzereis. Een hogere vervolgdeelname na een nieuwe mail is aanleiding om verder te onderzoeken wat werkte. Alleen die stijging bewijst nog niet dat de tekst het verschil veroorzaakte.

Maak de uitvoering herhaalbaar

Hippocampus brengt doelgroepselectie en campagnecommunicatie samen. De communicatiepagina beschrijft selectie op onder meer opleiding en interesse. Daarmee kun je relevante opvolging organiseren rond de gegevens die beschikbaar zijn. Lees meer over communiceren met Hippocampus.

Leg eerst vast welke informatie en vervolgstappen jullie willen aanbieden. Laat daarna controleren hoe die in jullie campagne-inrichting worden ondersteund. Zo wordt de mailflow een hulpmiddel voor een inhoudelijk gesprek.

Wil je de opvolging van jullie open dag concreet maken? Plan een adviesgesprek en neem één bestaande mailflow mee.