Mehr Wirkung aus bestehenden Kontakten: Hippocampus in Innsbruck

Wie können Hochschulen ihre Studierendengewinnung verbessern, wenn Zeit und Budget begrenzt sind? Mit dieser Frage waren Artur Jarosiewicz und Robert Klappe bei der Jahrestagung des Bundesverbands Hochschulkommunikation in Innsbruck.

Unser Workshop „Mehr Wirkung mit weniger Budget – datenbasierte Studierendengewinnung für Hochschulen“ beschäftigte sich damit, wie Hochschulen mehr aus ihren bestehenden Kontakten und Aktivitäten machen können. Erfahrungen aus den Niederlanden und Belgien bildeten dafür den Ausgangspunkt.

Was passiert mit dem Interesse, das bereits da ist?

Wenn Anmeldungen für einen Hochschulinformationstag oder Bewerbungen hinter den Erwartungen zurückbleiben, liegt eine zusätzliche Kampagne nahe. Mehr Sichtbarkeit kann helfen. Gleichzeitig lohnt es sich, den Weg der Menschen zu betrachten, die bereits Interesse gezeigt haben.

Bei einer Messe entsteht ein Gespräch. Jemand meldet sich zu einem Infotag an, besucht einen Vortrag oder stellt eine Frage zu einem Studiengang. Jeder dieser Kontakte bietet einen Ansatzpunkt, um die Person bei ihrer Entscheidung zu unterstützen.

Entscheidend ist, was danach passiert. Wird die Frage beantwortet? Kommt die passende Information an? Gibt es eine verständliche Einladung zum nächsten Kennenlernen?

Kontakte so festhalten, dass das Team damit arbeiten kann

Eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen erzählt noch wenig über die Studieninteressierten. Hilfreicher wird sie, wenn auch nachvollziehbar ist, wo der Kontakt entstanden ist, welche Studiengänge interessieren und welche Aktivitäten bereits besucht wurden.

Wenn diese Informationen zusammenkommen, können Marketing, Studienberatung und Fachbereiche besser aneinander anknüpfen. Das Team muss Informationen seltener aus verschiedenen Listen zusammentragen und kann seine Kommunikation auf die tatsächlich bekannten Interessen ausrichten.

Nach dem Infotag einen passenden nächsten Schritt anbieten

Ein Hochschulinformationstag ist für Studieninteressierte ein Moment in einer längeren Entscheidung. Manche möchten danach einen Studiengang im Alltag erleben. Andere haben eine konkrete Frage zu den Inhalten. Wer nicht teilnehmen konnte, sucht vielleicht einen anderen Termin.

Eine passende Nachbereitung greift diese Unterschiede auf. Zum Beispiel:

Nach einem Besuch: eine Einladung zum Schnuppertag, die erklärt, was dort zusätzlich zum Infotag erlebt werden kann.
Bei einer offenen Frage: eine konkrete Antwort oder der Kontakt zur zuständigen Studienberatung.
Wenn ein Termin nicht gepasst hat: eine andere Möglichkeit, den Studiengang kennenzulernen.

Wer bereits einen nächsten Termin gebucht hat, braucht diese Einladung nicht erneut. Gute Begleitung berücksichtigt, was sich seit dem letzten Kontakt verändert hat, und lässt den Studieninteressierten Raum für ihre eigene Entscheidung.

Gute Nachbereitung muss im Alltag machbar sein

Bei vielen Veranstaltungen wird die Organisation schnell aufwendig: Anmeldungen verwalten, Bestätigungen verschicken, Erinnerungen vorbereiten und anschließend unterschiedliche Gruppen ansprechen.

Wiederverwendbare Abläufe können das Team entlasten. Pro Veranstaltungstyp lässt sich festlegen, welche Informationen benötigt werden, welche Nachrichten dazugehören und wer für Fragen zuständig ist. Bei einer neuen Veranstaltung werden dann Termin und Inhalte angepasst.

Hippocampus verbindet die Organisation dieser Aktivitäten mit Kontaktprofilen, Kommunikation und Auswertung. So können Hochschulen ihre Nachbereitung verlässlicher gestalten und wiederkehrende Arbeit reduzieren.

Mit Daten erkennen, wo sich Verbesserung lohnt

Zur persönlichen Begleitung gehört auch der Überblick über die eigene Studierendengewinnung. Wie viele Kontakte entstehen bei einer Messe? Wie viele melden sich später zu einem Infotag an? Wer nimmt tatsächlich teil, und welche weiteren Schritte werden sichtbar?

Diese Fragen helfen, Aktivitäten gezielter zu beurteilen. Dabei sollten Anmeldungen, Teilnahme und weitere Schritte getrennt betrachtet werden. Wo entsprechende Daten verfügbar sind und verknüpft werden dürfen, lässt sich auch der Weg bis zur Bewerbung oder Einschreibung nachvollziehen.

So entsteht eine bessere Grundlage für Entscheidungen über Zeit, Kapazität und Budget. Hochschulen können erkennen, wo zusätzliche Reichweite gebraucht wird und wo eine bessere Begleitung vorhandener Kontakte weiterhilft.

Im Austausch mit dem deutschsprachigen Hochschulbereich

Mit unserem Beitrag in Innsbruck haben wir Erfahrungen aus der Arbeit mit niederländischen und belgischen Hochschulen in den Austausch eingebracht. Artur Jarosiewicz begleitet als Country Partner Germany den Aufbau von Hippocampus in Deutschland.

Unser Anliegen ist, Hochschulteams bei einer übersichtlichen und praktikablen Studierendengewinnung zu unterstützen. Davon profitieren auch die Studieninteressierten: durch relevante Informationen, passende Angebote und eine Begleitung, die ihnen bei der Studienwahl weiterhilft.