Charte de confidentialité

Des données sensibles, c’est-à-dire des données à caractère personnel, sont traitées dans le cadre de l'utilisation de nos services et via les sites internet www.summit.nl et www.hippocampus.eu. Summit Registration & Services B.V. (ci-après dénommée « Summit ») accorde une importance primordiale à la protection et à la confidentialité de vos données personnelles. Ces dernières sont donc traitées et sécurisées avec le plus grand soin par nos services.

Lors de nos traitements, nous nous conformons scrupuleusement aux exigences de la législation relative à la protection des données personnelles. Cela implique notamment que :

• nous indiquons clairement à quelles fins nous traitons vos données personnelles, et ce, par le biais de la présente déclaration de confidentialité ;

• nous limitons la collecte de données personnelles aux seules informations nécessaires à des fins légitimes ;

• nous vous demandons d'abord votre consentement explicite pour traiter vos données personnelles dans les cas où ce consentement est requis ;

• nous prenons les mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles et que nous exigeons les mêmes garanties des prestataires qui traitent ces données pour notre compte ;

• nous respectons votre droit d'accès, de rectification ou de suppression de vos données personnelles sur simple demande de votre part.

Summit est le responsable du traitement pour le site www.summit.nl. Dans cette déclaration de confidentialité, nous vous expliquons quelles données personnelles nous collectons et utilisons, ainsi que les finalités de ce traitement. Nous vous invitons à la lire attentivement.

Utilisation des données personnelles
Lors de l'utilisation de nos services et de notre site internet, nous recueillons certaines informations vous concernant, qui peuvent constituer des données personnelles. Nous conservons et utilisons uniquement les données personnelles que vous nous fournissez directement dans le cadre du service demandé, ou dont il ressort clairement, lors de leur transmission, qu'elles nous sont communiquées pour traitement. Nous utilisons notamment vos données lorsque vous visitez notre site, créez un compte, utilisez nos services ou nous contactez.

Nous utilisons les données suivantes aux fins détaillées dans la présente déclaration de confidentialité :

• Nom et adresse postale

• Numéro de téléphone

• Adresse de facturation

• Adresse e-mail

• Données de paiement

De plus, nous recueillons votre adresse IP, le navigateur utilisé, le système d'exploitation, vos préférences de langue ainsi que les pages de notre site internet que vous avez consultées. Nous exploitons ces informations uniquement pour faciliter votre navigation et améliorer l'ergonomie de notre site. Pour obtenir plus d'informations sur l'utilisation des cookies sur notre site internet, nous vous invitons à consulter notre déclaration relative aux cookies sur www.summit.nl/cookies.

Inscription
L'accès à certaines fonctionnalités de nos services requiert une inscription préalable ainsi que la création d’un compte. Après votre inscription, nous conservons l'identifiant que vous avez choisi et les données personnelles renseignées. Ces informations sont mémorisées afin de vous éviter de devoir les saisir à chaque visite et de nous permettre de vous contacter dans le cadre de l’exécution du contrat. Nous conservons vos données tant que votre compte reste actif. Pour procéder à la suppression de votre compte, veuillez vous reporter à la rubrique « Suppression du compte » figurant plus bas.

Nous ne transmettrons pas les données associées à votre identifiant à des tiers, sauf si cela s'avère indispensable pour l’exécution du contrat qui nous lie ou si la loi nous y oblige. En cas de suspicion de fraude ou d'usage abusif de nos services, nous nous réservons le droit de transmettre les données personnelles concernées aux autorités compétentes.

Accès au portail et au tableau de bord
Notre portail vous donne accès à un espace de gestion à partir duquel vous pouvez configurer, saisir et modifier vous-même vos paramètres. Vos données personnelles nous sont indispensables pour vous autoriser l'accès à cet espace.

Suppression du compte
Vous pouvez résilier et faire supprimer votre compte à tout moment en utilisant les fonctionnalités prévues à cet effet dans votre espace de gestion, ou en nous adressant une demande par e-mail. Nous traiterons votre demande dans les plus brefs délais et supprimerons votre compte au plus tard sous un mois. Veuillez noter que nous pouvons être tenus de conserver certaines données, telles que les données de paiement (le cas échéant), durant des périodes plus longues. À titre d'exemple, l'administration fiscale impose une durée légale de conservation des documents comptables de sept ans.

Traitement d'une demande de démonstration
Lorsque vous formulez une demande de démonstration auprès de nos services, nous utilisons vos données personnelles pour y donner suite. Si le bon traitement de votre demande l'exige, nous pouvons également communiquer vos données à des partenaires tiers. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet plus bas dans cette déclaration.

Formulaire de contact et newsletter
Notre site internet met à votre disposition un formulaire de contact vous permettant de nous poser des questions. Il vous est alors demandé de renseigner plusieurs champs d'information afin que nous puissions traiter au mieux votre demande. Vous restez totalement libre de choisir les données que vous souhaitez nous transmettre. Les informations que vous nous faites parvenir sont conservées aussi longtemps que la nature du formulaire ou le contenu de votre e-mail l'exige pour y apporter une réponse complète et assurer le suivi nécessaire.

Nous diffusons une newsletter destinée à informer les personnes intéressées par nos produits et/ou services. Chaque numéro contient un lien d'action vous permettant de vous désabonner à tout moment. Votre adresse e-mail est uniquement ajoutée à la liste des abonnés avec votre consentement explicite. Si vous êtes déjà client chez nous, il se peut que vous receviez notre newsletter sans consentement préalable. Vous disposez néanmoins, dès le départ, d’un droit d’opposition (opt-out) pour ne plus la recevoir.

Publicités
Des espaces publicitaires de tiers peuvent s'afficher sur notre site internet. Ces annonceurs tiers sont susceptibles de traiter des données personnelles afin de personnaliser leurs contenus.

Transmission des données à des tiers
Nous pouvons être amenés à transmettre vos données à nos partenaires lorsque leur intervention est requise pour l'exécution du contrat. Par ailleurs, des boutons de réseaux sociaux sont intégrés à notre site internet. Par le biais de ces fonctionnalités, les éditeurs de ces réseaux sociaux collectent également vos données à caractère personnel.

Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses afin de limiter tout risque d'utilisation abusive et d'accès non autorisé à vos données personnelles. En particulier, nous appliquons les mesures suivantes :

• l'accès aux données personnelles de votre compte est protégé de manière sécurisée par un identifiant et un mot de passe ;

• dès leur réception, les données sont stockées au sein d'un système d’information distinct et hautement sécurisé ;

• nous appliquons des mesures de sécurité physiques strictes pour contrôler l'accès aux infrastructures d'hébergement où sont conservées les données personnelles ;

• nous recourons à des protocoles de connexion sécurisés (Transport Layer Security / Secure Sockets Layer, TLS/SSL) afin de chiffrer l'ensemble des flux d'informations échangés entre vous et notre site lors de la saisie de vos données personnelles ;

• nous tenons des registres de journalisation détaillant chaque accès ou requête portant sur des données personnelles.

Durée de conservation des données
Les données personnelles mentionnées ci-dessus sont conservées pendant la durée strictement nécessaire au traitement de vos demandes, à la fourniture de nos services, ou pour répondre à vos questions, remarques et réclamations. À l'issue de cette période, ces données sont définitivement supprimées, sauf si une obligation légale impose une durée de conservation supérieure (comme la conservation fiscale obligatoire de sept ans pour les données relatives aux transactions).

Sites internet de tiers
La présente déclaration de confidentialité ne s'applique pas aux sites internet de tiers qui seraient liés au nôtre par des liens hypertextes. Nous ne pouvons aucunement garantir que ces tiers traitent vos données personnelles de manière sûre et confidentielle. Nous vous conseillons de prendre connaissance de la charte de confidentialité de ces sites web tiers avant de les utiliser.

Modifications de la présente déclaration
Nous nous réservons le droit d'apporter des modifications à cette déclaration de confidentialité à tout moment. Nous vous recommandons de la consulter régulièrement afin de rester informé de toute mise à jour éventuelle.

Accès, rectification et suppression de vos données
Pour toute question concernant notre politique de confidentialité, ou pour toute demande d'accès, de modification ou de suppression de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées au bas de cette page.

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'effacement de vos données personnelles. Vous pouvez également introduire une demande de portabilité pour les données que nous utilisons avec votre consentement, ou qui font l'objet d'un traitement nécessaire à l’exécution d'un contrat conclu avec nous. Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de vos données de manière motivée. Nous répondrons de manière détaillée à votre demande dans les meilleurs délais, et au plus tard sous un mois. En cas de demande particulièrement complexe, nous vous en informerons dans ce délai d'un mois et vous apporterons une réponse définitive sous deux mois maximum.

Afin d'éviter tout risque d'usurpation d'identité, nous pouvons être amenés à vous demander de justifier de votre identité de manière adéquate. S'il s'agit d'une demande d'accès à des données personnelles associées à un cookie, vous devrez joindre une copie du cookie concerné. Vous trouverez ces informations dans les paramètres de votre navigateur internet. Si vos données s'avèrent inexactes, vous pouvez nous demander de les corriger ou de les supprimer.

Autorité de protection des données
Nous restons à votre entière disposition pour résoudre à l’amiable toute réclamation relative au traitement de vos données personnelles. Conformément à la réglementation sur la protection des données, vous disposez également du droit de déposer une réclamation formelle auprès de l'autorité de contrôle compétente (l’Autorité de protection des données).

Coordonnées de contact
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