Praxisbeispiel: HEPN - Haute École de la Province de Namur

Mehr Teilnehmende als je zuvor bei den Schnupper- und Erlebnistagen

Die Haute École de la Province de Namur (HEPN) ist eine Hochschule im Herzen Walloniens. Mit einem kompakten Kommunikationsteam von nur zwei Personen stand die Einrichtung vor einer weithin bekannten Herausforderung: Wie kommuniziert man während der Student Journey zielgerichtet mit Studieninteressierten, wenn die aktuelle Arbeitsweise schlichtweg nicht darauf ausgelegt ist?

„Hippocampus wurde speziell für den Hochschulbereich entwickelt – im Gegensatz zu anderen CRM-Systemen, die viel zu komplex und primär auf die reine Datenverwaltung ausgerichtet sind. Schon bei der ersten Vorstellung wussten wir: Das wird unsere Arbeitsweise grundlegend verändern.“

— Bérengère Pirson, Leiterin Kommunikation, HEPN

Keine Daten, keine Kontrolle

Die HEPN verfügte kaum über Daten potenzieller Studierender, da es bei Informationsveranstaltungen keine zentrale Registrierung gab. Somit fehlte die Grundlage für eine zielgerichtete Kommunikation. Die in Erwägung gezogenen CRM-Systeme boten keine adäquate Lösung: Sie waren unvollständig, unflexibel und nicht für den Hochschulsektor konzipiert. Das Ziel war jedoch klar vorgegeben. Es war an der Zeit, die gesamte Journey der zukünftigen Studierenden durch personalisierte Kommunikation professionell zu begleiten.

Überzeugung vom ersten Moment an

Als sich Hippocampus vorstellte, erkannte das Team sofort den entscheidenden Unterschied. Während andere Systeme generische Lösungen anboten, passte sich Hippocampus exakt der täglichen Praxis des Hochschulwesens an. Besonders die Vielseitigkeit überzeugte: Es ging nicht nur um Registrierung oder Datenverwaltung, sondern um eine Plattform, mit der Kampagnen gesteuert, Studieninteressierte begleitet und die Kommunikation persönlich gestaltet werden können. Bereits während der ersten Demo war klar, dass Hippocampus die Arbeitsabläufe revolutionieren würde.

Schnell einsatzbereit

Die Geschwindigkeit der Implementierung war eine angenehme Überraschung. Da bei der HEPN zeitnah Veranstaltungen anstanden, musste das System schnell betriebsbereit sein – was reibungslos gelang. Die Software wurde zügig eingerichtet, sodass das Team direkt starten konnte. Die Benutzeroberfläche wurde von Anfang an als intuitiv und anwenderfreundlich wahrgenommen. Zudem stand das Support-Team von Hippocampus jederzeit für schnelle und direkte Unterstützung bereit, was eine mühelose Einführung ermöglichte.

Wachsende Begeisterung

Derzeit arbeiten zwei Mitglieder des Kommunikationsteams täglich mit Hippocampus. Sie bauen bewusst zunächst eigene Expertise auf, bevor sie die Plattform schrittweise in der gesamten Hochschule einführen. Die Begeisterung ist jedoch bereits jetzt spürbar. Sie schätzen die Software sehr und sind zuversichtlich, dass die erzielten Ergebnisse auch die übrigen Teams überzeugen werden.

Der Fokus liegt klar auf der Zukunft. Mit einer wesentlich präziseren Datenbasis und einer gezielten Nachbereitung der Kommunikation kann die HEPN die Studierendengewinnung nun erstmals effektiv steuern – proaktiv statt reaktiv, persönlich statt generisch.

Der erste Schritt in Wallonien

Die HEPN ist der erste Kunde von Hippocampus in Wallonien. Das ist kein Zufall. Die französischsprachigen Hochschulen in Belgien stehen vor denselben Herausforderungen bei der Studierendenrekrutierung wie jene in Flandern und den Niederlanden, verfügten jedoch bisher kaum über spezialisierte Tools. Mit der HEPN als erster Referenz beweist Hippocampus, dass die Plattform sprachunabhängig funktioniert und auch auf dem französischsprachigen Markt unmittelbar Mehrwert stiftet – getragen von schneller Implementierung, intuitiver Bedienung und persönlicher Unterstützung.