Ihr CRM verbessert sich jedes Jahr. Warum wird die Studierendengewinnung dann nicht einfacher?

Es ist eine berechtigte Frage. Die großen CRM-Plattformen investieren Jahr für Jahr in neue Funktionalitäten. Die Releases werden umfangreicher, die Ökosysteme reifer. Die Marktführerschaft der dominierenden Akteure scheint sich immer weiter zu festigen.

Und doch ist aus den Marketingabteilungen von Hochschulen und Universitäten ein hartnäckiger Tenor zu hören: Es funktioniert nicht richtig. Zumindest nicht für das, was wir tun.

Das ist kein Zufall. Es hat System.

Es liegt nicht am CRM. Es liegt daran, was Sie darin abbilden möchten.

Generische CRM-Plattformen sind auf der Logik des B2B-Vertriebs aufgebaut: Leads, Pipelines, Deals, Accounts. Das sind leistungsstarke Konzepte – im richtigen Kontext. Die Studierendengewinnung ist jedoch ein völlig anderer Bereich: Mehrere Zielgruppen gleichzeitig, Entscheidungsprozesse, die Monate dauern, Aktivitäten mit Kapazitätsmanagement und Echtzeit-Kommunikation sowie eine Student Journey, die lange vor der eigentlichen Anmeldung beginnt.

Diese Logik in ein generisches System zu integrieren ist zwar möglich – erfordert jedoch stets individuelle Anpassungen. Und Maßarbeit in einer Plattform, die zweimal im Jahr ein großes Update erhält, ist keine nachhaltige Architektur. Es ist ein Risikofaktor.

Wie viel Ihres CRM-Budgets fließt eigentlich in die Aufrechterhaltung der Studierendengewinnung?

Das ist die Frage, die in Budgetgesprächen selten explizit gestellt wird, deren genaue Berechnung jedoch oft überraschende Antworten liefert: Lizenzen für Zusatzmodule, Berater für die Konfiguration, IT-Kapazitäten für die Wartung und Arbeitsstunden von Mitarbeitenden, die um Systemgrenzen herumarbeiten müssen, anstatt produktiv damit zu arbeiten.

Institutionen, die diese Kosten realistisch erfassen, kommen mitunter zu dem Schluss, dass eine spezialisierte Plattform – auch wenn sie zunächst als zusätzlicher Budgetposten erscheint – unterm Strich kosteneffizienter ist. Nicht unbedingt, weil die Einzellizenz günstiger ist, sondern weil das übrige System nicht länger für die Sonderrolle der Studierendengewinnung mitfinanziert werden muss.

Die Studiengänge möchten die Studierendengewinnung selbst in die Hand nehmen. Aber arbeiten sie auch gerne mit dem System?

Das ist vielleicht der pragmatischste Prüfstein für jede Plattform zur Studierendengewinnung. Nicht: Was kann das System leisten? Sondern: Nutzen die Personen, die damit arbeiten sollen, es auch tatsächlich? Oder sind sie bereits zu Excel-Tabellen zurückgekehrt?

Die Dezentralisierung der Marketingverantwortung ist ein Trend, der sich im Hochschulsektor weiter fortsetzt. Institute und Fachbereiche übernehmen zunehmend die Regie für ihre eigene Rekrutierung. Das erfordert ein System, das so intuitiv gestaltet ist, dass es von nicht-technischen Anwendern selbstständig bedient werden kann – ohne IT-Support, ohne Handbuch und ohne eine einwöchige Einarbeitung.

Sie benötigen kein neues CRM. Sie brauchen eine Lösung, die sich ganz auf diese eine Aufgabe konzentriert. Und das exzellent.

Das ist der Kern des Best-of-Breed-Ansatzes bei der Studierendengewinnung. Nicht das größte System. Nicht das System mit der längsten Feature-Liste. Sondern das System, das eine Sache hervorragend beherrscht – und sich über APIs nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur einfügt.

Hippocampus wurde genau als diese spezialisierte Ebene entwickelt. Ergänzend zu Ihrem Campus-Management-System (SIS), neben Ihrer bestehenden Infrastruktur. Innerhalb einer Woche einsatzbereit. Kontinuierlich weiterentwickelt auf Basis dessen, was im Bildungswesen tatsächlich funktioniert – und nicht auf Basis dessen, was der B2B-Vertrieb fordert.

Vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie sich eine spezialisierte Plattform optimal in Ihre IT-Architektur integrieren lässt.