Best Practices: Zuyd Hogeschool

An der Zuyd Hogeschool arbeiten Pascal van Dooren (Data Marketeer) und Dahnee Nijsten (Projektmanagerin Events) intensiv bei der Studierendenrekrutierung zusammen. Pascal agiert datenbasiert und liefert wertvolle Erkenntnisse, während Dahnee die Events organisiert und koordiniert. Das Programm und die Inhalte legen sie gemeinsam fest. Mit Hippocampus verfügen sie über eine Plattform, die beide Seiten optimal unterstützt: präzise Datenanalysen sowie ein skalierbarer und effizienter Workflow.

Von Fragen zu Antworten

Die Zuyd Hogeschool ist eine Organisation, die zunehmend datengestützt arbeiten möchte. Und das passt hervorragend zu Hippocampus. Pascal erhält viele Fragen zu Anmeldungen, Trends und Ergebnissen, die er nun mit Echtzeit-Erkenntnissen direkt aus dem System beantworten kann. Die Datenstruktur von Hippocampus wurde speziell für den Hochschulbereich entwickelt, was sich im Alltag deutlich bemerkbar macht: Alle relevanten Funktionen sind integriert, die Filter sind speziell auf Studiengänge zugeschnitten und die Möglichkeiten zur Datenverknüpfung für ein passgenaues Follow-up sind weitaus vielfältiger als zuvor.

„Die Möglichkeiten, die Hippocampus out-of-the-box bietet, ermöglichen ein echtes datengestütztes Arbeiten.“

— Pascal van Dooren, Data Marketeer, Zuyd Hogeschool

Pascal kann nun präzisere Analysen erstellen und Muster erkennen, die zuvor verborgen blieben. Ein Beispiel ist das Monitoring der Top-10-Zubringerschulen: Entsprechen die Anmeldezahlen den Erwartungen oder liegt eine Schule zurück, sodass Maßnahmen ergriffen werden müssen? Solche Analysen erstellt er schnell und unkompliziert direkt in Hippocampus. Zudem ermöglicht die API-Anbindung an Power BI die Integration der Daten in noch umfassendere Dashboards für diejenigen, die eine zusätzliche Detailebene im Berichtswesen benötigen.

Von einer Arbeitswoche zu wenigen Minuten

Für Dahnee war der Effekt der Funktion „Activity Automation“ am deutlichsten spürbar. Die vollständige Vorbereitung der Rekrutierungskampagne für einen Tag der offenen Tür beanspruchte früher eine ganze Arbeitswoche. Heute ist dies in wenigen Minuten erledigt: Activity Automation aktivieren und fertig. Dieser Zeitgewinn ist kein einmaliger Vorteil. Die Zuyd Hogeschool wird nun für jede Art von Aktivität eine entsprechende Automatisierung einrichten – von Schnupperstudien und Online-Sessions bis hin zu Eltern-Informationsabenden und Praxistagen. Auf diese Weise wirkt sich die Zeitersparnis wie ein positiver Multiplikator auf die gesamte Studierendenrekrutierung aus.

„Die Activity Automation ist fantastisch. Früher habe ich eine ganze Arbeitswoche benötigt, um die Werbekampagne für einen Tag der offenen Tür vorzubereiten – heute ist das in wenigen Minuten erledigt.“

— Dahnee Nijsten, Projektmanagerin Events, Zuyd Hogeschool

Was den Nutzen noch weiter steigert: Da die Zuyd Hogeschool mit Vorlagen arbeitet, ist jede Aktivität konsistent im eigenen Corporate Design und Tonfall gestaltet, unabhängig davon, wer sie erstellt. Zudem zeigen detaillierte Einblicke in die E-Mail-Kommunikation – wie Öffnungsraten, Klicks und Verlauf – dem Team präzise, was funktioniert und was nicht.

Echtzeit-Transparenz sorgt für Gelassenheit

Tage der offenen Tür sind Großereignisse an der Zuyd Hogeschool, bei denen die gesamte Organisation mitfiebert. Früher war dies mit einigem Stress verbunden: Wie entwickeln sich die Anmeldungen? Werden genügend Teilnehmende kommen? Heute sieht das Team in Echtzeit, wer sich anmeldet. Das gibt Dahnee und der Hochschule die volle Kontrolle über die Registrierungen und sorgt vor allem für große Gelassenheit in der Organisation. Denn falls nötig, kann das Team sofort steuernd eingreifen, anstatt im Nachhinein feststellen zu müssen, was hätte anders laufen sollen.

Zentrale Steuerung, dezentrale Umsetzung

Die Marketing- und Kommunikationsabteilung (MARCOM) arbeitet zentral und trägt die Verantwortung für das System sowie für Großveranstaltungen wie die Tage und Abende der offenen Tür. Die Studiengänge verfügen mittlerweile über eigene Accounts und verwalten Aktivitäten wie Schnupperstudien oder Online-Sessions selbstständig. Was früher zeitaufwendig über MARCOM laufen musste, wird nun dezentral gelöst. Dahnee greift nur noch unterstützend ein, wo es nötig ist. Das bedeutet: Monitoring statt operativer Ausführung.

Diese Arbeitsweise ist möglich, da Hippocampus Platz für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern mit individuellen Rollen und Rechten bietet. MARCOM steuert zentral das Design, die Flows und die Vorlagen, wodurch Tonfall und Markenauftritt stets konsistent bleiben. Die einzelnen Studiengänge pflegen derweil selbstständig ihre Inhalte ein. Keine Hürden, dafür hohe Qualität. Und genau das ist der Punkt: Hippocampus ist unkompliziert. Die Benutzeroberfläche ist so intuitiv gestaltet, dass mehrere Teams nahtlos parallel arbeiten können, ohne dass Qualität oder Konsistenz darunter leiden.