Die Studierendengewinnung in Ihrem CRM fühlt sich nach Maßarbeit an. Weil sie es auch ist.

Es gibt ein Muster, das sich bei Institutionen wiederholt, die ihre Studierendengewinnung in einem generischen CRM aufgebaut haben. Die erste Implementierung dauerte länger als erwartet. Das erste große Update beschädigte eine Funktion. Die Behebung dauerte länger als erwartet. Und nun, einige Jahre später, hat sich ein stiller Konsens etabliert: Wir halten das System am Laufen, aber wir bauen es nicht weiter aus.

Das ist eine rationale Reaktion auf eine unkomfortable Situation. Aber es ist auch ein Kostenfaktor, der selten als solcher in den Büchern steht.

Wie viel Ihres CRM-Budgets fließt eigentlich in die bloße Aufrechterhaltung der Studierendengewinnung?

Budgetgespräche über Marketingtechnologie drehen sich traditionell um Lizenzen. Was zahlen wir pro Jahr? Das ist ein verständlicher Ausgangspunkt – aber es ist selten die aussagekräftigste Zahl am Tisch.

Die tatsächlichen Kosten verteilen sich auf drei Ebenen. Die erste ist sichtbar: Lizenzen, Implementierung, zusätzliche Module. Bei generischen Plattformen mit Bildungsfunktionen summieren sich diese schnell – Erweiterungen für Kapazitätsmanagement, Portalregistrierung oder mobilen Zugriff werden in der Regel separat berechnet.

Die zweite Ebene ist weniger sichtbar: Verwaltung und Wartung. Wer hält das System am Laufen? Was kostet es, wenn ein Update die Konfiguration beeinträchtigt – in Form von IT-Stunden, Planungsverlusten und Reparaturarbeiten kurz vor einer Phase mit hoher Auslastung?

Die dritte Ebene ist fast nie Teil einer formalen TCO-Analyse: Prozesskosten. Wie viele Stunden fließen wöchentlich in die manuelle Nachverfolgung, die das System nicht automatisiert? Wie viele Bewerbungen gehen durch einen Registrierungsprozess verloren, der nicht mobilfreundlich ist? Was kostet es, wenn das System genau dann ausfällt, wenn die Zahl der Bewerbungen am höchsten ist?

Bei Institutionen, die alle drei Ebenen durchrechnen, sind die Ergebnisse mitunter beträchtlich. Nicht als Vorwurf an den Anbieter – sondern als Erkenntnis darüber, was eine alternative Architektur strukturell einsparen würde.

Ihr CRM ist nicht das Problem. Die Studierendengewinnung hineinzuzwängen dagegen schon.

Das ist keine Kritik an der Entscheidung für eine große Plattform. Diese Entscheidung ist für viele Prozesse absolut sinnvoll. Die Studierendengewinnung stellt jedoch spezifische Anforderungen, die den Betrieb generischer Systeme strukturell verteuern: die Komplexität des Aktivitätsmanagements, der Bedarf an Echtzeitkommunikation, die Notwendigkeit des mobilen Zugriffs für Studieninteressierte sowie der Wunsch der Studiengänge, eigenständig zu arbeiten.

Eine spezialisierte Plattform löst dieses Problem nicht dadurch, dass sie größer oder teurer ist. Sie löst es, indem sie fokussierter und tiefer integriert ist. Exakt für diesen Bereich entwickelt, ohne den Overhead von Funktionalitäten, die für andere Zwecke gedacht sind.

Ein besseres Gespräch mit der Finanzabteilung

Die produktivste Frage in einem Budgetgespräch über Gewinnungstechnologie lautet nicht „Was kostet diese Plattform?“, sondern „Was kostet uns unsere aktuelle Situation in drei Jahren, wenn wir alle Ebenen einbeziehen?“ Und: Was bringt eine Alternative, die diese Ebenen systematisch reduziert?

Hippocampus bietet eine transparente Preisgestaltung: Fixkosten, keine nutzerbasierten Lizenzen, keine externen Berater für die tägliche Administration. Das vereinfacht den Vergleich – und macht das Gespräch mit der Finanzabteilung um einiges konkreter.

Möchten Sie gemeinsam die Gesamtbetriebskosten (TCO) Ihres aktuellen Setups analysieren? Planen Sie ein Beratungsgespräch.