So unterstützen Sie Studieninteressierte nach dem Tag der offenen Tür

Eine gelungene Nachbereitung eines Informationstags knüpft an das an, was die Interessierten erlebt haben und noch wissen möchten. Nutzen Sie die Teilnahme, das geäußerte Interesse und offene Fragen, um einen relevanten Folgeschritt zu wählen. Geben Sie den Besucherinnen und Besuchern Raum für weitere Vergleiche und bieten Sie Abwesenden eine neue Möglichkeit. Bewerten Sie das Follow-up anhand von nützlichen Folgeschritten und Rückmeldungen.

Der Informationstag ist vorbei. Die Präsentationen sind gehalten und die Stände abgebaut. Für Studieninteressierte kann die Entscheidungsfindung nun jedoch erst richtig konkret geworden sein. Wie sah dieser eine Studiengang noch gleich aus? Wie hoch ist der Praxisanteil? Und passt die Atmosphäre, die ich erlebt habe, zu mir?

Eine Follow-up-E-Mail kann hierbei unterstützen. Vor allem dann, wenn sie mehr tut, als sich nur für den Besuch zu bedanken. Sie bietet die Chance, die Eindrücke des Besuchs für die anstehende Entscheidung nutzbar zu machen.

Beginnen Sie bei dem, was Sie tatsächlich wissen

Wer sich für eine Veranstaltung anmeldet, ist nicht automatisch auch anwesend gewesen. Und wer anwesend war, ist vielleicht noch nicht bereit, sich direkt für einen Studiengang zu entscheiden. Nutzen Sie diese Unterschiede, um Ihre Nachbereitung gezielt auszurichten.

Eine pragmatische Aufteilung beginnt mit Teilnehmenden, Abwesenden und Personen, die selbst eine konkrete Frage gestellt haben. Ergänzen Sie das Interesse an bestimmten Studiengängen, sofern dieses zuverlässig erfasst wurde. Vermeiden Sie Schlussfolgerungen auf Basis eines einzelnen Klicks: Er sagt nichts darüber aus, warum jemand zögert oder wie weit die Entscheidung bereits fortgeschritten ist.

Auch die Erfassung vor Ort hat ihre Grenzen. Fehlt ein Check-in, kann es sein, dass die Person den Empfang einfach übersprungen hat. Nutzen Sie im Zweifel eine neutrale Formulierung wie „Möchten Sie uns näher kennenlernen?“ statt zu behaupten, dass jemand nicht anwesend war.

Geben Sie jeder Follow-up-E-Mail eine klare Aufgabe

Eine E-Mail kann helfen, zurückzublicken, ins Detail zu gehen oder ein neues Erlebnis zu planen. Wenn Sie all diese Ziele gleichzeitig in den Vordergrund stellen, muss der Empfänger die Prioritäten selbst herausfiltern.

Wählen Sie daher eine Kernfrage pro Nachricht. Ein Beispiel: Möchte jemand den Studiengang in der Praxis erleben? Dann eignet sich eine Einladung zu einem Schnuppertag, verbunden mit einer kurzen Erklärung, welchen Mehrwert dieser Nachmittag bietet. Geht es eher um den Vergleich von Angeboten, ist ein übersichtlicher Studienverlauf oder eine Kontaktmöglichkeit unter Umständen hilfreicher.

Die richtige Abfolge hängt von der Aktivität ab und davon, was die Person bereits unternommen hat. Wer bereits einen Schnuppertag gebucht hat, empfindet dieselbe Einladung als wenig hilfreich.

Ein Beispiel für Besucherinnen und Besucher

Die folgende E-Mail ist ein fiktives Beispiel für den Studiengang Kommunikation. Sie zeigt, wie Sie einen konkreten nächsten Schritt anbieten können, ohne davon auszugehen, dass die Entscheidung bereits endgültig gefallen ist.

Betreff: Möchten Sie Kommunikation auch in der Praxis erleben?

Während des Informationstags haben Sie einen ersten Eindruck vom Studiengang Kommunikation gewonnen. Vielleicht möchten Sie nun erfahren, wie eine reguläre Vorlesung aussieht oder mit welchen Projekten Sie sich beschäftigen werden.

An einem Schnuppernachmittag nehmen Sie an einer Lehrveranstaltung teil und können Studierenden Fragen zu ihrem Studienalltag stellen. So erfahren Sie mehr über die Arbeitsweise und stellen fest, ob das Studium zu Ihnen passt.

Schnuppertage ansehen

Haben Sie vorab noch Fragen? Antworten Sie einfach auf diese E-Mail, wir helfen Ihnen gerne weiter.

Die E-Mail verspricht eine konkrete Erfahrung und überlässt die Entscheidung dem Studieninteressierten. Die Antwortmöglichkeit bietet allerdings nur dann einen Mehrwert, wenn dahinter auch ein Team oder eine Ansprechperson erreichbar ist.

Ein Beispiel für Personen, die nicht kommen konnten

Betreff: Ein anderer Zeitpunkt, um Kommunikation kennenzulernen?

Der Informationstag passte zeitlich nicht? Sie können den Studiengang Kommunikation auch zu einem anderen Zeitpunkt kennenlernen.

Bei einem Schnuppernachmittag nehmen Sie an einer Vorlesung teil und tauschen sich mit Studierenden aus. Finden Sie einen passenden Termin. Falls Sie uns zunächst online kennenlernen möchten, finden Sie dort ebenfalls die verfügbaren Optionen.

Wählen Sie Ihren Wunschtermin

Diese Variante macht das erneute Anknüpfen einfach. Nutzen Sie sie jedoch nur, wenn die Landingpage die genannten Möglichkeiten auch tatsächlich bereithält. Eine Alternative, die noch gar nicht geplant ist, hilft dem Empfänger nicht weiter.

Wählen Sie den Zeitpunkt passend zum Inhalt

Eine erste Nachricht innerhalb weniger Tage kann ein sinnvoller Ausgangspunkt sein. Überprüfen Sie zuvor die Daten der Teilnehmenden und senden Sie Informationen, die sich auf den Besuch beziehen. Planen Sie eine Folge-E-Mail erst dann, wenn sie einen echten Mehrwert bietet – wie einen neuen Termin oder Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Studium.

Es gibt keine Standard-Sequenz, die für jeden Studiengang gleichermaßen funktioniert. Berücksichtigen Sie den aktuellen Zeitraum im Rekrutierungsjahr, Bewerbungsfristen und die Kommunikation anderer Teams. Lassen Sie aktuelle Entscheidungen der Studieninteressierten einfließen: Ein verändertes Interesse oder eine Neuanmeldung können die bisherige Planung schnell überflüssig machen.

Messen Sie, ob das Follow-up erfolgreich ist

Achten Sie auf Rückmeldungen, vereinbarte Gespräche und Anmeldungen zu relevanten Folgeaktivitäten. Fragen Sie beispielsweise im Rahmen des Feedbacks, ob die Befragten wissen, welcher nächste Schritt möglich ist. Berichten Sie dabei auch, wie viele Personen geantwortet haben; die Rückmeldungen einzelner Teilnehmender sind nicht automatisch repräsentativ für die gesamte Gruppe.

Vergleichen Sie, wo immer möglich, ähnliche Aktivitäten und denselben Zeitraum im Entscheidungsprozess. Eine höhere Teilnahmequote nach einer neuen E-Mail ist ein guter Anlass, genauer zu untersuchen, was funktioniert hat. Allein dieser Anstieg beweist jedoch noch nicht, dass ausschließlich der Text den Unterschied ausgemacht hat.

Machen Sie die Umsetzung wiederholbar

Hippocampus führt Zielgruppenselektion und Kampagnenkommunikation zusammen. Die Kommunikationsseite beschreibt die Selektion unter anderem nach Studiengang und Interesse. Damit können Sie ein relevantes Follow-up auf Basis der verfügbaren Daten organisieren. Erfahren Sie mehr über die Kommunikation mit Hippocampus.

Legen Sie zunächst fest, welche Informationen und Folgeschritte Sie anbieten möchten. Lassen Sie anschließend prüfen, wie diese in Ihrer Kampagnenstruktur unterstützt werden können. So wird der E-Mail-Flow zu einem wertvollen Werkzeug für einen inhaltlichen Dialog.

Möchten Sie das Follow-up Ihres Informationstags konkret ausgestalten? Vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch und bringen Sie einen Ihrer bestehenden E-Mail-Flows mit.