Étude de cas : HEPN - Haute École de la Province de Namur

Une participation record aux journées d'immersion et de découverte

La Haute École de la Province de Namur (HEPN) est un établissement d'enseignement supérieur situé au cœur de la Wallonie. Avec une équipe de communication restreinte à deux personnes, l'institution faisait face à un défi bien connu : comment communiquer de manière ciblée avec le futur étudiant tout au long de son parcours d'orientation, alors que les méthodes de travail actuelles ne le permettaient tout simplement pas ?

« Contrairement à d'autres systèmes CRM, bien trop complexes et principalement axés sur la gestion des données, Hippocampus a véritablement été conçu pour l'enseignement supérieur. Dès la première présentation, nous avons su que cet outil allait transformer notre façon de travailler. »

— Bérengère Pirson, Responsable de la Communication, HEPN

Pas de données, pas de pilotage

L'HEPN ne disposait pratiquement d'aucune donnée sur les étudiants potentiels, faute d'un enregistrement centralisé lors des journées d'information. Il n'existait donc aucune base pour établir une communication ciblée. Les systèmes CRM envisagés n'apportaient pas de réponse adaptée : trop incomplets, peu flexibles et non structurés pour l'enseignement supérieur. Pourtant, l'objectif était clair. Il était temps d'accompagner l'intégralité du parcours d'orientation du futur étudiant grâce à une communication personnalisée.

Une évidence dès les premiers instants

Lorsque Hippocampus s'est présenté, l'équipe a immédiatement perçu la différence. Là où d'autres systèmes proposaient des solutions génériques, Hippocampus s'adaptait à la réalité quotidienne de l'enseignement supérieur. Sa polyvalence a séduit d'emblée : au-delà de la simple inscription ou gestion de données, il s'agit d'une plateforme permettant de mener des campagnes, d'assurer le suivi des futurs étudiants et de personnaliser les échanges. Dès la première démonstration, il était évident qu'Hippocampus allait révolutionner leurs méthodes de travail.

Une mise en service rapide

La rapidité du déploiement a été une excellente surprise. L'HEPN ayant des événements planifiés à court terme, tout devait être opérationnel très vite. Ce défi a été relevé avec succès : le logiciel a été configuré rapidement et l'équipe a pu commencer à l'utiliser sans attendre. L'interface a immédiatement été jugée intuitive et conviviale. De plus, l'équipe d'assistance d'Hippocampus est restée constamment disponible, offrant un support réactif et direct, ce qui a rendu l'implémentation fluide et sans effort.

Un enthousiasme grandissant

Actuellement, deux collaborateurs de l'équipe de communication utilisent Hippocampus au quotidien. Ils ont choisi de développer d'abord leur propre expertise avant de déployer la plateforme plus largement au sein de la haute école. Cependant, l'enthousiasme est déjà bien présent. Ravis du logiciel, ils sont convaincus que les résultats obtenus sauront convaincre les autres équipes.

Le regard est désormais résolument tourné vers l'avenir. Grâce à une vision bien plus précise des données et à un suivi de communication ciblé, l'HEPN peut pour la première fois piloter efficacement son recrutement d'étudiants. Non plus de manière réactive, mais proactive. Non plus de façon générique, mais personnalisée.

Un premier pas en Wallonie

L'HEPN est le premier client d'Hippocampus en Wallonie. Et ce n'est pas un hasard. L'enseignement supérieur francophone en Belgique partage les mêmes défis de recrutement que la Flandre et les Pays-Bas, mais ne disposait jusqu'à présent de presque aucun outil spécialisé. Avec l'HEPN comme première référence, Hippocampus démontre que sa plateforme s'affranchit des barrières linguistiques et apporte une valeur ajoutée immédiate sur le marché francophone, associant rapidité de déploiement, utilisation intuitive et accompagnement personnalisé.