Optimisez l'impact de vos contacts existants : Hippocampus à Innsbruck

Comment les établissements d'enseignement supérieur peuvent-ils optimiser leur recrutement étudiant lorsque le temps et le budget sont limités ? C'est autour de cette problématique qu'Artur Jarosiewicz et Robert Klappe sont intervenus lors du congrès annuel du Bundesverband Hochschulkommunikation à Innsbruck.

Notre atelier, intitulé « Plus d'impact avec moins de budget : le recrutement étudiant fondé sur les données pour l'enseignement supérieur », a mis en lumière la manière dont les établissements peuvent tirer un meilleur parti de leurs contacts et actions existants, en s'appuyant sur des retours d'expérience développés aux Pays-Bas et en Belgique.

Comment valoriser l'intérêt déjà exprimé ?

Lorsque le nombre d'inscriptions à une journée portes ouvertes ou de candidatures n'atteint pas les objectifs fixés, le premier réflexe est souvent de lancer une nouvelle campagne publicitaire. Gagner en visibilité est certes utile, mais il est tout aussi stratégique d'analyser le parcours des personnes qui ont déjà manifesté leur intérêt.

Un échange s'engage lors d'un salon. Un futur étudiant s'inscrit à une journée d'information, assiste à une présentation ou pose une question sur une filière. Chacun de ces points de contact constitue une opportunité clé pour l'accompagner dans sa prise de décision.

L'essentiel réside dans le suivi. La question reçoit-elle une réponse adaptée ? L'information pertinente est-elle bien transmise ? La personne reçoit-elle une invitation claire pour une prochaine étape de découverte ?

Structurer les données de contact pour un travail d'équipe efficace

Une simple liste de noms et d'adresses e-mail en dit bien peu sur les candidats potentiels. Elle devient réellement exploitable dès lors que l'on sait où le contact a été établi, quels cursus l'intéressent et à quelles activités il a déjà participé.

En centralisant ces informations, les équipes de communication, d'orientation et les départements pédagogiques peuvent agir en parfaite synergie. Il n'est plus nécessaire d'agréger des données dispersées dans divers fichiers, et chacun peut ainsi adresser des messages ciblés selon les intérêts réels et identifiés.

Proposer une étape suivante pertinente après une journée d'information

Pour un futur étudiant, la journée portes ouvertes n'est qu'une étape au sein d'un long cheminement. Certains souhaitent ensuite s'immerger concrètement dans le quotidien d'une formation, d'autres ont des questions précises sur les programmes, tandis que les absents cherchent une date de rattrapage.

Un suivi pertinent prend en compte ces différents besoins. Par exemple :

• Après une visite : une invitation à une journée d'immersion, précisant ce qu'elle apporte de plus par rapport à la journée portes ouvertes.

• En cas de question restée ouverte : une réponse précise ou une mise en relation directe avec le service d'orientation compétent.

• Si la date ne convenait pas : une alternative pour découvrir la filière autrement.

Une personne déjà inscrite à un prochain événement n'a pas besoin de recevoir à nouveau la même proposition. Un accompagnement de qualité tient compte des interactions précédentes tout en laissant au candidat le temps nécessaire pour mûrir sa décision.

Garantir un suivi fluide et réaliste au quotidien

Multiplier les événements peut vite complexifier l'organisation : gérer les inscriptions, envoyer les confirmations, planifier les rappels et segmenter les relances par public cible.

Pour soulager les équipes, il est essentiel de s'appuyer sur des processus réutilisables. Pour chaque format d'événement, il convient de définir les données nécessaires, les séquences de communication associées et les référents pour répondre aux questions. Pour chaque nouvelle date, il suffit alors d'ajuster le calendrier et les contenus.

Hippocampus centralise l'organisation de ces activités, les profils des contacts, la communication et l'analyse des résultats. Les établissements d'enseignement supérieur peuvent ainsi fiabiliser leur suivi tout en réduisant considérablement les tâches répétitives.

Identifier les leviers d'amélioration grâce aux données

Personnaliser l'accompagnement suppose également d'avoir une vision claire et globale de votre stratégie d'attractivité. Combien de contacts sont noués lors d'un salon ? Combien s'inscrivent ensuite à une journée portes ouvertes ? Quels sont les taux de présence effectifs et quelles étapes franchissent-ils par la suite ?

Ces indicateurs permettent d'évaluer précisément la portée de chaque action. Il est indispensable de distinguer inscriptions, participations effectives et démarches ultérieures. Lorsque les données sont disponibles et conformes aux règles de gestion, il devient possible de retracer l'ensemble du parcours, jusqu'au dépôt de candidature et à l'inscription définitive.

Vous disposez ainsi d'une base décisionnelle solide pour arbitrer l'allocation de votre temps, de vos ressources et de votre budget. Vous déterminez aisément où un gain de notoriété est nécessaire et où une optimisation du suivi des contacts actuels portera ses fruits.

Au cœur des échanges avec l'enseignement supérieur germanophone

À travers notre intervention à Innsbruck, nous avons partagé les enseignements issus de nos collaborations avec les universités et hautes écoles néerlandaises et belges. En tant que Country Partner Germany, Artur Jarosiewicz pilote le développement d'Hippocampus en Allemagne.

Notre mission consiste à doter les équipes de l'enseignement supérieur d'outils clairs et pragmatiques pour structurer leur recrutement étudiant. Les futurs étudiants en bénéficient directement : ils reçoivent des informations ciblées, des offres pertinentes et profitent d'un accompagnement sur mesure pour faire le bon choix d'études.