Comment accompagner les futurs étudiants après la journée portes ouvertes

Un bon suivi après une journée portes ouvertes s'inscrit dans le prolongement de ce qu'une personne a vécu et souhaite encore découvrir. Basez-vous sur sa participation, les intérêts qu'elle a manifestés et ses questions pour choisir la suite la plus pertinente. Donnez aux visiteurs l'opportunité de comparer et offrez une alternative aux personnes absentes. Évaluez l'efficacité de votre suivi en fonction de la pertinence des étapes ultérieures et des réactions obtenues.

La journée portes ouvertes est terminée. Les présentations sont achevées et les stands sont démontés. Pour un futur étudiant, la réflexion peut justement devenir plus concrète. À quoi ressemblait cette formation déjà ? Quelle est la part de pratique ? Et l'atmosphère que j'ai ressentie me correspond-elle ?

Un e-mail de suivi peut s'avérer précieux dans cette démarche. D'autant plus s'il va au-delà des simples remerciements pour la visite. C'est l'occasion idéale de rendre les informations recueillies lors de la visite utiles pour le choix d'orientation à venir.

Partez de ce que vous savez réellement

Une personne qui s'inscrit à une activité n'a pas nécessairement été présente. Et celle qui a participé n'est pas forcément prête à choisir sa formation immédiatement. Utilisez ces nuances pour structurer votre suivi.

Une segmentation efficace commence par distinguer les participants, les absents et les personnes ayant posé une question concrète. Intégrez l'intérêt pour une formation spécifique si cette information a été enregistrée de manière fiable. Évitez de tirer des conclusions hâtives basées sur un clic isolé : il ne révèle ni la nature des doutes d'une personne, ni l'avancement de sa réflexion.

L'enregistrement des présences comporte également ses limites. Si un check-in est manquant, le visiteur a peut-être simplement manqué l'accueil. En cas de doute, privilégiez une formulation neutre comme « Souhaitez-vous en savoir plus ? » au lieu d'affirmer qu'il ne s'est pas présenté.

Attribuez un objectif clair à chaque e-mail de suivi

Un e-mail peut servir à faire un retour sur l'événement, à approfondir un sujet ou à planifier une nouvelle expérience. Si vous donnez la même importance à tous ces objectifs en un seul message, le destinataire devra prioriser lui-même.

Définissez donc une question principale par message. Par exemple : le destinataire souhaite-t-il expérimenter la formation en pratique ? Dans ce cas, une invitation à une journée d'immersion est idéale, accompagnée d'un court descriptif de l'intérêt de cet après-midi. S'il s'agit plutôt de comparer des cursus, un programme de formation détaillé ou une mise en relation sera sans doute plus utile.

Le parcours idéal dépend de l'activité et des actions déjà entreprises par le destinataire. Envoyer à nouveau la même invitation à quelqu'un qui a déjà réservé une journée d'immersion n'apporte aucune valeur ajoutée.

Un exemple de message pour les visiteurs

L'e-mail ci-dessous est un modèle fictif pour une formation en Communication. Il illustre comment proposer une étape concrète sans présumer que la décision finale est déjà prise.

Objet : Souhaitez-vous découvrir la Communication sur le terrain ?

Lors de la journée portes ouvertes, vous avez eu un premier aperçu de notre formation en Communication. Peut-être souhaitez-vous maintenant découvrir le déroulement d'un cours classique ou le type de projets sur lesquels vous seriez amené à travailler.

Lors d'une après-midi d'immersion, vous participerez à un cours et pourrez échanger avec nos étudiants sur leur quotidien. Vous découvrirez ainsi notre méthode de travail et verrez si elle vous correspond.

Consulter les dates des journées d'immersion

Vous avez des questions d'ici là ? Répondez simplement à cet e-mail, nous nous ferons un plaisir de vous guider.

Cet e-mail promet une expérience concrète tout en laissant le choix final au futur étudiant. Notons que l'option de réponse directe n'a de valeur que si une équipe ou un point de contact assure réellement le suivi derrière.

Un exemple de message pour les personnes absentes

Objet : Une autre opportunité de découvrir notre formation en Communication ?

Vous n'avez pas pu vous libérer pour la journée portes ouvertes ? Vous pouvez découvrir notre formation en Communication à un autre moment.

Lors d'une après-midi d'immersion, assistez à un cours et échangez avec nos étudiants. Découvrez les dates disponibles. Si vous préférez un premier contact en ligne, vous y trouverez également toutes nos sessions virtuelles.

Choisir mon moment d'échange

Cette version permet de renouer facilement le contact. Utilisez-la uniquement si la page de destination propose réellement les options mentionnées. Proposer une alternative non planifiée n'aidera pas le destinataire.

Déterminez le moment d'envoi en fonction du contenu

Un premier message envoyé sous quelques jours constitue un bon point de départ pratique. Vérifiez d'abord la liste des participants réels et adressez-leur des informations en lien direct avec leur visite. Ne planifiez un e-mail de suivi que s'il apporte une réelle valeur ajoutée, comme une nouvelle date ou des réponses aux questions les plus fréquentes sur la formation.

Il n'existe pas de séquence universelle valable pour toutes les formations. Tenez compte de la période de l'année universitaire, des dates limites d'inscription et de la communication des autres services. Prenez également en compte les choix récents du futur étudiant : un changement d'intérêt ou une nouvelle inscription peut rendre obsolète la planification initiale.

Mesurez l'impact de votre suivi

Analysez les réponses reçues, les rendez-vous planifiés et les inscriptions aux activités de suivi proposées. Dans vos questionnaires d'évaluation, demandez par exemple si les participants savent quelle est la prochaine étape possible. Pensez à préciser le taux de réponse : les retours de quelques participants ne sont pas forcément représentatifs de l'ensemble du groupe.

Dans la mesure du possible, comparez des activités similaires à des périodes équivalentes du parcours de décision. Une hausse du taux de participation après l'envoi d'un nouvel e-mail est un excellent signal pour analyser ce qui a fonctionné, bien que cette seule augmentation ne prouve pas formellement que le texte en soit l'unique cause.

Rendez vos processus reproductibles

Hippocampus centralise la sélection des groupes cibles et la communication de vos campagnes. Notre module dédié détaille les critères de ciblage, notamment par formation et par centre d'intérêt. Vous pouvez ainsi structurer un suivi pertinent basé sur les données disponibles. En savoir plus sur la communication avec Hippocampus.

Définissez en amont les informations et les étapes de suivi que vous souhaitez proposer. Vérifiez ensuite comment ces éléments s'intègrent dans la configuration de votre campagne. De cette façon, votre flux d'e-mails devient un véritable outil de dialogue de qualité.

Vous souhaitez structurer efficacement le suivi de votre journée portes ouvertes ? Planifiez un entretien conseil en vous munissant d'un exemple de votre flux d'e-mails actuel.