Étude de cas : Le Graafschap College

Plus de participants que ooit aux journées d'immersion et de découverte

Faire d'un obstacle un point fort. Facile.

Tous les futurs étudiants qui se tournent vers le Graafschap College entreprennent un parcours personnel d'orientation. Bien que ce parcours débute souvent par la visite d'une journée portes ouvertes, c'est lors d'une journée d'immersion ou de découverte qu'ils ont la confirmation (ou parfois l'infirmation) que la formation leur convient. Pour le Graafschap College, qui compte environ 10 000 étudiants, l'objectif est clair : accompagner chaque étudiant vers la voie qui lui correspond grâce à un choix d'orientation réfléchi.

On pourrait penser qu'il suffit de laisser venir ces futurs étudiants. Encore faut-il qu'ils sachent comment s'y prendre. Or, le simple fait de s'inscrire à une journée d'immersion ou de découverte s'avérait inutilement complexe pour les candidats. Ce qui devait être une démarche simple et accessible ressemblait plutôt à un parcours du combattant.

Le problème : un système externe obsolète qui ne s'intégrait pas de manière fluide au site web de l'établissement.

Les frictions dans le processus : les candidats devaient créer un compte, se connecter et rechercher eux-mêmes la formation souhaitée à l'aide de filtres complexes. L'inscription à une date précise était souvent impossible ; ils devaient alors envoyer un e-mail pour planifier leur venue. La planification d'une date se faisait ensuite manuellement et les données n'étaient pas centralisées dans un système unique.

La conséquence : de nombreux candidats abandonnaient en cours de route ou se retrouvaient bloqués.

L'objectif : mettre en place un processus d'inscription simple via le site web, garantissant la centralisation des données et l'automatisation des communications.

La solution : s'inscrire directement depuis la page de la formation sur le site web, accéder immédiatement aux journées d'immersion et de découverte correspondantes, et sélectionner une date en un seul clic.

Le candidat au cœur de la démarche

Saskia Gibson, conseillère en communication marketing au Graafschap College, a décidé d'inverser le processus. La technique n'était plus la priorité, le candidat oui. C'est pourquoi le processus d'inscription aux journées d'immersion et de découverte a été entièrement intégré dans Hippocampus. Les futurs étudiants peuvent désormais s'inscrire directement via le site web, en un seul clic, sans création de compte ni redirection.

Les administrateurs au sein des équipes pédagogiques ont désormais une visibilité directe sur leurs propres inscriptions, tandis que le service Marketing & Communication conserve le contrôle du processus et de la communication. Le tout, à partir d'un système unique et d'une seule base de données.

Le résultat : Une nette hausse des inscriptions et un taux de participation accru

Un effet visible immédiatement

La suppression des obstacles dans le parcours de l'étudiant a eu un impact immédiat. Dès la phase pilote, le Graafschap College a constaté un vif intérêt. Le résultat final s'est traduit par une augmentation de 300 % du nombre d'inscriptions par rapport à l'ancien système. Et l'effet ne s'est pas limité aux inscriptions : le taux de participation effectif a été exceptionnellement élevé.

Facilité d'utilisation

Grâce à la centralisation des données dans Hippocampus, le service Marketing & Communication dispose d'une visibilité totale sur le parcours de l'étudiant concernant les journées d'immersion et de découverte. Si cette visibilité existait déjà pour d'autres événements, comme les journées portes ouvertes, cette extension permet désormais de mesurer également ce point de contact clé. Ces analyses permettent d'ajuster et d'optimiser le processus en temps réel si nécessaire.

De plus, Hippocampus est accessible à tous : tant les collaborateurs du service Marketing & Communication que les administrateurs des équipes pédagogiques qualifient le système de convivial et d'efficace.

« En exploitant intelligemment Hippocampus, nous avons pu repenser le processus d'inscription en nous plaçant véritablement du côté du futur étudiant. Résultat : moins d'obstacles, une meilleure visibilité et un impact mesurable sur la participation et la présence effective. »

— Saskia Gibson, conseillère en communication marketing, Graafschap College