Étude de cas : Zuyd Hogeschool

Au sein de la haute école Zuyd Hogeschool, Pascal van Dooren (Data Marketeer) et Dahnee Nijsten (chef de projet Événementiel) collaborent étroitement au recrutement des étudiants. Pascal s'appuie sur les données et les analyses pour orienter les actions, tandis que Dahnee orchestre et concrétise les événements. Ensemble, ils définissent le programme et les contenus. Grâce à Hippocampus, ils disposent d'une plateforme qui répond à leurs deux visions : des analyses de données pointues d'un côté, et un flux de travail évolutif et efficace de l'autre.

Des questions aux réponses

Zuyd est une organisation qui souhaite piloter de plus en plus ses activités par la donnée, une ambition en parfaite adéquation avec Hippocampus. Pascal, fréquemment sollicité sur les inscriptions, les tendances et les résultats, peut désormais y répondre grâce à des indicateurs en temps réel directement issus du système. Les données et la structure de Hippocampus ont été spécifiquement conçues pour l'enseignement supérieur, et cela se ressent : toutes les fonctionnalités clés sont intégrées, les filtres sont adaptés aux différentes formations et les possibilités de croiser les données pour un suivi ciblé sont bien plus riches qu'auparavant.

« Les fonctionnalités prêtes à l'emploi de Hippocampus vous permettent de piloter concrètement votre activité par la donnée. »

— Pascal van Dooren, Data Marketeer, Zuyd Hogeschool

Pascal est désormais en mesure de générer des analyses d'une grande précision et de mettre en lumière des tendances jusqu'alors invisibles. Il peut par exemple suivre le top 10 des établissements d'origine : les inscriptions sont-elles proportionnelles ou un établissement est-il en retrait, nécessitant une action corrective ? Il réalise ce type d'analyse rapidement et directement depuis Hippocampus. De plus, l'intégration API avec Power BI permet d'intégrer ces données dans des tableaux de bord encore plus complets, pour les utilisateurs qui requièrent un niveau de reporting supérieur.

D'une semaine de travail à quelques minutes

Pour Dahnee, l'impact de la fonctionnalité « Activity Automation » s'est immédiatement fait sentir. Auparavant, la préparation complète de la campagne de recrutement pour une journée portes ouvertes nécessitait une semaine de travail. Aujourd'hui, l'opération ne prend plus que quelques minutes : il suffit d'activer l'automatisation de l'activité. Ce gain de temps n'est pas un avantage ponctuel. Zuyd prévoit désormais de mettre en place une automatisation pour chaque type d'activité. Des journées d'immersion aux sessions d'information en ligne, en passant par les présentations destinées aux parents et les journées de pratique. Ce même gain de temps va ainsi se propager à l'ensemble du processus de recrutement des étudiants.

« Le module Activity Automation is fantastique. Auparavant, je devais consacrer une semaine de travail à la préparation de la campagne de recrutement pour une journée portes ouvertes. Aujourd’hui, cela ne prend plus que quelques minutes. »

— Dahnee Nijsten, chef de projet Événementiel, Zuyd Hogeschool

Ce qui valorise encore plus ce gain d'efficacité, c'est l'utilisation de modèles par Zuyd : chaque activité respecte scrupuleusement la charte graphique et le ton de l'établissement, quel que soit le collaborateur qui la configure. De plus, les analyses détaillées des campagnes d'e-mailing (taux d'ouverture, clics, désinscriptions) permettent à l'équipe d'identifier précisément ce qui fonctionne et ce qui doit être optimisé.

La visibilité en temps réel apporte de la sérénité

Les journées portes ouvertes sont des événements majeurs pour Zuyd, suivis de près par l'ensemble de l'organisation. Autrefois, cette période était source de stress : comment évoluent les inscriptions ? Y aura-t-il assez de participants ? Désormais, le suivi des inscriptions se fait en temps réel. Cette visibilité donne à Dahnee et à l'établissement une parfaite maîtrise des flux d'inscriptions et, élément tout aussi crucial, apporte une grande sérénité au sein des équipes. En cas de besoin, l'équipe peut réajuster le tir immédiatement, au lieu de simplement constater a posteriori ce qui aurait dû être corrigé.

Gestion centralisée, exécution décentralisée

Le département MARCOM fonctionne de manière centralisée et assure la responsabilité de l'outil ainsi que des grands événements, tels que les journées et soirées portes ouvertes. Les différentes formations disposent désormais de leurs propres comptes et gèrent de façon autonome les journées d'immersion, les sessions en ligne et autres présentations. Ce qui devait auparavant transiter par le service MARCOM et prenait beaucoup de temps est aujourd'hui décentralisé. Dahnee n'intervient plus que pour un rôle de supervision si nécessaire, passant ainsi d'une posture d'exécution à une posture de pilotage.

Ce mode de fonctionnement est rendu possible car Hippocampus permet d'accueillir un nombre illimité d'utilisateurs, chacun disposant de rôles et de droits spécifiques. Le service MARCOM gère de manière centralisée la charte graphique, les flux et les modèles, garantissant ainsi la cohérence de l'image de marque et du ton. Chaque formation gère ensuite son contenu de façon autonome. Aucune barrière, mais l'assurance de la qualité. C'est là toute la force de Hippocampus : sa simplicité. L'interface est suffisamment intuitive pour permettre à plusieurs équipes de collaborer simultanément, sans jamais transiger sur la qualité ni sur la cohérence de la communication.