Entretien avec Jan Withofs, représentant de la Haute École UCLL

Lorsque nous nous entretenons avec Jan Withofs, directeur du marketing de la haute école UCLL (qui compte 8 campus dans le Limbourg belge et le Brabant flamand), il apparaît d'emblée qu'il garde toujours le tableau de bord d'Hippocampus à portée de main. Cela ne signifie pas pour autant que la plateforme soit uniquement utilisée de manière ad hoc. Bien au contraire. L'UCLL intègre systématiquement Hippocampus dans sa planification marketing et de recrutement, et l'utilise également comme un outil incontournable de sa démarche d'amélioration de la qualité.

Pourriez-vous nous expliquer ce dernier point ?

En matière de recrutement d'étudiants, l'aspect quantitatif est important, mais la qualité l'est tout autant. En effet, la probabilité qu'un futur étudiant fasse le bon choix est plus élevée s'il reçoit la bonne information au bon moment. Et c'est précisément ce que permet Hippocampus.

Vous pouvez donc planifier facilement vos actions ?

Oui et non. En Belgique, le processus d'orientation diffère souvent de celui des Pays-Bas. Nous y comptons en effet un nombre relativement important de décideurs tardifs. Pour certaines filières, les prévisions restent donc longtemps incertaines.

Comment gérez-vous cette situation ?

En anticipant au maximum. Pour chaque formation, nous analysons les données des années précédentes dans Hippocampus, nous les extrapolons et nous élaborons ainsi différents scénarios. Si le nombre d'inscriptions avant l'été s'avère inférieur aux prévisions, nous intensifions nos efforts, par exemple en renforçant nos campagnes de marketing en ligne. Réajuster le tir durant l'été est un réel défi, mais nous le relevons.

Et que se passe-t-il si l'afflux est plus important que prévu ?

Dans ce cas, nous adaptons également nos actions, tant au niveau du marketing et de la communication que de l'organisation interne. Les données d'Hippocampus comportent toutefois une part d'impondérables en raison du grand nombre de réorientations. Il s'agit d'étudiants universitaires qui décident de rejoindre une haute école juste avant la rentrée académique. Ces derniers figurent rarement dans le tableau de bord à ce stade.

Les consentements (opt-ins) se font de plus en plus rares. Est-ce aussi votre cas ?

Absolument. Nous participons régulièrement à des salons où nous nous efforçons de scanner le profil de chaque visiteur ainsi que la formation qui l'intéresse. Nous assurons ensuite un suivi rigoureux des contacts ainsi obtenus. En plus de la newsletter de la formation de leur choix, ils reçoivent directement depuis Hippocampus une enquête de satisfaction évaluant notre accueil et la qualité des informations fournies. C'est un point de contact essentiel et un outil précieux pour continuer à nous améliorer.