Bref entretien avec Margot Diepen, représentante de l'Avans Hogeschool

Créée dans la province du Brabant-Septentrional, la Haute École Avans – qui compte plus de 31 000 étudiants répartis sur 13 sites dans 4 villes – est une institution d'envergure. Ses nombreux départements ont tous à cœur d'orienter et d'informer au mieux les futurs étudiants. Un véritable défi au quotidien. Pourtant, Margot Diepen, responsable marketing et chef de projet, maîtrise parfaitement cette gestion depuis 12 ans grâce aux logiciels de recrutement d'étudiants de Summit, qui ont aujourd'hui évolué pour devenir la plateforme Hippocampus.

Par quoi commence cette maîtrise ?

L'un des éléments fondamentaux est de savoir précisément avec quels futurs étudiants vous entrez en contact, afin d'assurer un suivi optimal. C'est exactement ce que permet Hippocampus. De plus, le système nous apporte de précieuses analyses. Grâce à ces données, que vous pouvez extraire de manière très intuitive, il devient beaucoup plus facile de fédérer les équipes en interne et d'obtenir rapidement l'approbation pour de nouvelles initiatives.

Auriez-vous un exemple concret ?

Tout à fait, nos soirées portes ouvertes virtuelles, par exemple. Nous les avons mises sur pied en quelques semaines seulement durant la pandémie de Covid-19, et elles s'avèrent encore aujourd'hui étonnamment efficaces. Alors que de nombreuses personnes se réjouissaient de pouvoir y renoncer après la pandémie, nous avons choisi de maintenir ce format. Les données ont en effet révélé que 35 % des participants en ligne ne s'étaient rendus à aucun événement physique, mais s'étaient bel et bien inscrits à une formation. Ce taux de conversion est tout aussi élevé que celui de nos journées portes ouvertes en présentiel.

Comment le savez-vous avec autant de précision ?

Parce que dès le début de la pandémie, Summit a immédiatement adapté le système à nos besoins. Nous avons ainsi pu identifier précisément les participants à nos soirées virtuelles, car Hippocampus avait rendu mesurables les liens Teams utilisés par les futurs étudiants. 

C'est extrêmement pratique…

Ils sont d'une grande efficacité. Nous disposons d'un chef de projet dédié que nous pouvons joindre à tout moment et qui maîtrise le sujet sur le bout des doigts. Nous comptons environ une centaine d'utilisateurs au total, même si tous n'exploitent pas les mêmes fonctionnalités. Chaque question, qu'elle soit mineure ou cruciale, reçoit une réponse ou une solution rapide. Collaborer depuis si longtemps permet de se connaître parfaitement.

Cette synergie présente-t-elle d'autres avantages pour vous ?

Cet état d'esprit se reflète directement dans le produit. Le module d'e-mailing intégré, par exemple, est un outil essentiel pour nous. Cette fonctionnalité est accessible et utilisable par l'ensemble de nos équipes. Comme toute l'organisation opère à partir d'une seule et unique interface, la confidentialité des données est pleinement garantie. Par ailleurs, nous enregistrons systématiquement la présence de chaque visiteur à nos événements, sur chaque site et pour chaque filière. Non seulement cela nous permet de collecter des données d'une précision chirurgicale, mais le processus de scan est lui-même d'une grande simplicité. C'est un atout majeur pour nos étudiants bénévoles chargés de cette tâche. En somme, Hippocampus brille par sa simplicité d'utilisation pour tous.