Aktivitäten-Automatisierung für jeden Tag der offenen Tür und Schnuppertag

Ein wiederverwendbarer E-Mail-Flow pro Aktivitätstyp erleichtert es, jeden Studieninteressierten sorgfältig zu begleiten. Sie legen die feste Kommunikation im Vorfeld fest und passen den Inhalt sowie die praktischen Informationen pro Aktivität an. So kann ein Schnuppernachmittag die gleiche Aufmerksamkeit erhalten wie ein großer Infotag, bei weniger wiederkehrendem Aufwand für das Team.

Zu einem Infotag gehört ein vollständiger Kommunikationsplan. Bei einem Schnuppernachmittag stellen sich oft dieselben Fragen. War meine Anmeldung erfolgreich? Wo muss ich hin? Muss ich etwas vorbereiten? Und an wen kann ich mich im Anschluss wenden?

Die Teilnehmerzahl kann variieren. Das Bedürfnis nach Klarheit bleibt. Daher lohnt es sich, die Kommunikation rund um die Aktivitäten als wiederholbaren Prozess zu gestalten. Dafür müssen Sie nicht jede Aktivität identisch aufbauen.

Was Activity Automation leistet

Activity Automation ist die Funktion von Hippocampus, mit der Sie pro Aktivitätstype eine Kampagne einrichten und wiederverwenden können. Denken Sie an einen Infotag, einen Probestudientag oder eine Online-Informationsveranstaltung. Die Produktseite beschreibt unter anderem Vorlagen und geplante Kommunikation wie Bestätigungen, Erinnerungen und Umfragen. Activity Automation ansehen.

Die inhaltlichen Entscheidungen verbleiben beim Team. Welche Informationen helfen jemandem im Vorfeld? Was ist ein passender Folgeschritt? Und welche Unterschiede zwischen den Studiengängen sind relevant? Ein gut eingerichteter Flow hält diese Entscheidungen fest, sodass die Kollegen sie bei der nächsten Aktivität nicht erneut ausarbeiten müssen.

Bestimmen Sie, was feststeht und was sich ändern können muss

Beginnen Sie mit einem Aktivitätstyp, der regelmäßig stattfindet. Ein Schnuppernachmittag ist ein idealer Startpunkt: vertraut, überschaubar und oft von verschiedenen Studiengängen organisiert.

Teilen Sie die Kommunikation in einen festen und einen variablen Teil auf. Die feste Struktur beschreibt, welche Nachrichten benötigt werden und wofür. Der variable Teil enthält die Daten, die zu einer spezifischen Aktivität gehören.

Diese Aufteilung hilft auch bei der Verwaltung. Die zentrale Redaktion kann eine Erklärung optimieren, ohne alle Studiengangsdaten anpassen zu müssen. Der Studiengang kann das Programm anpassen, ohne eine neue Kommunikationsstruktur entwerfen zu müssen.

Bauen Sie den Flow aus der Perspektive der Teilnehmer auf

Das folgende Beispiel dient als Startpunkt für einen Schnuppernachmittag. Die angegebenen Zeitpunkte sind als Vorschläge zum Testen zu verstehen, nicht als nachgewiesen ideale Versandfrequenz.

Direkt nach der Anmeldung: Bestätigen Sie die Registrierung für die Aktivität und teilen Sie die wichtigsten praktischen Informationen mit. Machen Sie deutlich, wo Fragen oder Änderungen eingereicht werden können.

Einige Tage vorher: Erklären Sie, was die Teilnehmer erleben werden. Eine konkrete Vorlesung oder Aufgabe bietet mehr Orientierung als nur die Botschaft, dass es ein inspirierender Nachmittag wird.

Kurz vor dem Besuch: Machen Sie das Ankommen einfach. Wiederholen Sie nur die Informationen, die zu diesem Zeitpunkt benötigt werden, wie den Eingang, die Empfangszeit und den Ansprechpartner.

Im Anschluss: Knüpfen Sie an die Teilnahme und die jeweiligen Bedürfnisse an. Ein Besucher möchte vielleicht weitere Studiengänge vergleichen; jemand, der nicht kommen konnte, profitiert eventuell von einem neuen Termin. Erarbeiten Sie diese Varianten auf Basis einer zuverlässigen Registrierung und der Möglichkeiten Ihres Systems.

Sie müssen also nicht zwangsläufig mehr Nachrichten senden. Wenn eine Bestätigung bereits alle erforderlichen Informationen enthält und der Besuch am nächsten Tag stattfindet, kann eine zusätzliche Vorbereitungs-E-Mail überflüssig sein.

Testen Sie auch die Ausnahmen

Ein Flow ist erst dann wirklich einsatzbereit, wenn er auch außerhalb des Idealszenarios funktioniert. Testen Sie daher nicht nur eine normale Anmeldung, sondern auch eine späte Anmeldung, eine Abmeldung und einen geänderten Veranstaltungsort. Überprüfen Sie zudem, was jemand erhält, der sich für zwei Aktivitäten angemeldet hat.

Vereinbaren Sie, wer Änderungen einpflegt und wer die dazugehörige Kommunikation prüft. Eine aktuelle Vorlage kann dennoch veraltete Aktivitätsdaten enthalten. Lassen Sie vor dem ersten Einsatz einen Kollegen den gesamten Prozess durchlaufen, als wäre er ein Studieninteressierter – inklusive aller Links und der Darstellung auf dem Smartphone.

Prüfen Sie nach den ersten Aktivitäten, ob wiederkehrende Fragen auftreten. Wenn Teilnehmer sich beispielsweise häufig nach dem Eingang erkundigen, muss die Wegbeschreibung klarer formuliert werden. Wenn eine Follow-up-Mail oft zu inhaltlichen Rückfragen führt, stellen Sie sicher, dass jemand diese zeitnah beantworten kann. Die Automatisierung hilft beim Versand, der Dialog erfordert jedoch einen persönlichen Ansprechpartner.

Welche Vorteile sich für die Studieninteressierten ergeben

Sorgfältige Kommunikation macht den nächsten Schritt überschaubar. Die Studieninteressierten wissen, was sie erwartet, können sich vorbereiten und finden im Anschluss einen passenden Folgeschritt. Das macht den Wert eines guten Prozesses aus – auch dann, wenn eine Aktivität nur eine begrenzte Teilnehmerzahl hat.

Diese Ausgestaltung unterscheidet sich je nach Aktivität. Nach einem allgemeinen Infotag möchte jemand vielleicht noch mehrere Studiengänge vergleichen. Nach einem Schnuppernachmittag bleibt womöglich eher eine Frage zum konkreten Studienalltag offen. Eine wiederverwendbare Struktur muss Raum für diese Unterschiede lassen.

Beginnen Sie mit einer soliden Basis

Wählen Sie einen wiederkehrenden Aktivitätstyp, arbeiten Sie die Kommunikation aus und testen Sie diese gemeinsam mit den Kollegen, die damit arbeiten werden. Nutzen Sie die ersten Erfahrungen, um die Basis zu optimieren. Übertragen Sie das Konzept erst danach auf andere Aktivitäten.

So entwickeln Sie sich von der ständigen Neuerstellung hin zu einer Arbeitsweise, auf der das gesamte Team aufbauen kann. Mit weniger manuellem Aufwand und mehr Raum für die Fragen, die eine persönliche Betreuung verdienen.

Möchten Sie dies für Ihre Aktivitäten einrichten? Erfahren Sie, wie Activity Automation funktioniert.