Automatisation des activités pour chacune de vos journées portes ouvertes et d'immersion

Un scénario d'e-mailing réutilisable par type d'activité simplifie l'accompagnement rigoureux de chaque futur étudiant. Vous définissez la communication standard en amont et adaptez le contenu ainsi que les informations pratiques pour chaque événement. Ainsi, une après-midi d'immersion peut bénéficier de la même attention qu'une grande journée portes ouvertes, tout en réduisant les tâches répétitives pour votre équipe.

Une journée portes ouvertes nécessite un plan de communication complet. Une après-midi d'immersion soulève souvent les mêmes questions : Ma candidature a-t-elle bien été prise en compte ? Où dois-je me rendre ? Dois-je préparer quelque chose ? Et vers qui puis-je me tourner par la suite ?

Bien que le nombre de participants varie, le besoin de clarté reste le même. C'est pourquoi il est judicieux de structurer la communication autour de vos activités comme un processus reproductible, sans pour autant devoir rendre chaque événement identique.

Le rôle d'Activity Automation

Activity Automation est la fonctionnalité de Hippocampus qui vous permet de configurer et de réutiliser une campagne pour chaque type d'activité. Qu'il s'agisse d'une journée portes ouvertes, d'une journée d'essai ou d'une session d'information en ligne. La page produit présente notamment les modèles et les communications planifiées telles que les confirmations, les rappels et les enquêtes. Découvrir Activity Automation.

Les choix de contenu restent du ressort de l'équipe. Quelles informations sont utiles en amont ? Quelle est la suite logique à proposer ? Et quelles spécificités entre les formations sont pertinentes ? Un scénario bien conçu formalise ces décisions, évitant ainsi à vos collaborateurs de devoir les réinventer lors de l'activité suivante.

Déterminez ce qui est fixe et ce qui doit pouvoir être modifié

Commencez par un type d'activité récurrent. Une après-midi d'immersion constitue un excellent point de départ : concret, bien défini et souvent organisé par différentes filières.

Divisez la communication en une partie fixe et une partie variable. La structure fixe définit les messages nécessaires et leur objectif. La partie variable contient les données spécifiques à l'événement en question.

Cette distinction facilite également la gestion. L'équipe éditoriale centrale peut améliorer une explication globale sans modifier les informations spécifiques à chaque formation. De même, la filière peut adapter son programme sans avoir à concevoir une nouvelle structure de communication.

Concevez le scénario en partant des questions des participants

L'exemple ci-dessous constitue un point de départ pour une après-midi d'immersion. Les moments d'envoi sont suggérés à titre de test et ne représentent pas une fréquence idéale absolue.

Immédiatement après l'inscription : confirmez la participation à l'activité et transmettez les principales informations pratiques. Indiquez clairement à qui s'adresser pour toute question ou modification.

Quelques jours avant : expliquez le déroulement de l'expérience. Un cours concret ou un exercice pratique offre plus de repères que la simple promesse d'un après-midi inspirant.

Peu de temps avant la visite : facilitez l'arrivée. Rappelez uniquement les informations indispensables à ce moment-là, comme l'entrée à emprunter, l'heure d'accueil et la personne de contact.

Après l'événement : adaptez le message en fonction de la participation effective et des besoins. Un visiteur présent souhaitera peut-être comparer d'autres options ; une personne absente appréciera plutôt qu'on lui propose une nouvelle date. Développez ces scénarios en vous basant sur un suivi fiable des présences et sur les fonctionnalités de votre système.

Il ne s'agit pas d'envoyer systématiquement plus de messages. Si un e-mail de confirmation contient déjà toutes les informations nécessaires et que la visite a lieu le lendemain, un e-mail de préparation supplémentaire s'avère superflu.

Testez également les cas particuliers

Un scénario n'est efficace que s'il gère les situations imprévues. Ne vous limitez pas à tester une inscription classique : vérifiez aussi le comportement pour une inscription de dernière minute, une annulation ou un changement de lieu. Contrôlez ce que reçoit un utilisateur qui s'inscrit à deux activités simultanées.

Définissez clairement qui applique les modifications et qui valide les communications associées. Un modèle à jour peut parfois contenir des données d'activité obsolètes. Avant le premier lancement, demandez à un collègue de suivre l'intégralité du parcours comme s'il était un futur étudiant, en vérifiant tous les liens et l'affichage sur mobile.

Après les premiers événements, analysez les questions récurrentes. Si les participants appellent systématiquement pour trouver l'entrée, les indications d'itinéraire doivent être clarifiées. Si un e-mail de suivi génère de nombreuses questions de fond, assurez-vous qu'une personne soit désignée pour y répondre. L'automatisation gère l'envoi, mais la relation humaine requiert un interlocuteur dédié.

Les avantages pour le futur étudiant

Une communication soignée clarifie l'étape suivante. Le futur étudiant sait exactement à quoi s'attendre, peut se préparer sereinement et trouve une suite adaptée après l'événement. C'est là toute la valeur d'un processus bien structuré, même pour une activité au nombre de participants limité.

Cette démarche varie selon l'événement. Après une large journée portes ouvertes, un candidat peut avoir besoin de comparer plusieurs formations. Après une après-midi d'immersion, il peut lui rester des questions très concrètes sur le quotidien des cours. Une structure réutilisable doit être capable de s'adapter à ces nuances.

Commencez par une base solide

Sélectionnez un type d'activité récurrent, élaborez la communication associée et testez-la avec les collaborateurs qui l'utiliseront. Appuyez-vous sur ces premiers retours pour optimiser cette base, avant de la déployer sur d'autres types d'activités.

Vous passerez ainsi d'une création systématique à partir de zéro à une méthodologie sur laquelle toute l'équipe peut s'appuyer, libérant du temps pour les échanges qui méritent une attention personnalisée.

Vous souhaitez mettre cela en place pour vos activités ? Découvrez le fonctionnement d'Activity Automation.